Guide pour la création d'un export (incluant les exports personnalisés)

 

Vous avez la possibilité d'exporter les données de votre compte vers une feuille de calcul à des fins d'analyse et de tenue de registres en dehors de la plateforme en utilisant la fonctionnalité nommée export. Nous proposons deux formats pour l'export des données : Excel ou CSV. 

Comment créer un export standard ? 

Vous pouvez créer des exports à partir de plusieurs emplacements, par exemple, à partir du menu Candidatures > Gérer candidatures. L'article suivant détaille les exports disponibles : Types d'exports.

Veuillez suivre ces étapes :

  1. Positionnez-vous à l'emplacement où vous souhaitez exporter les données.

  2. Utilisez la recherche avancée pour filtrer vos résultats
    Exemple : à partir de la vue Candidatures > Gérer candidatures, cliquez sur Avancé et utilisez un des filtres proposés : 

    Capture_d_e_cran_2022-05-12_a__11.56.51.png

    Vous pourriez par exemple réaliser un export de toutes les candidatures qui ont le statut envoyé

    Capture_d_e_cran_2022-05-12_a__11.57.55.png

  3. Cliquez sur Chercher
  4. Cliquer sur Export
  5. A côté du nom de l'export, cliquez sur le format Excel ou CSV
  6. Vous serez destinataire d'un email contenant un lien pour télécharger l'export dont l'objet sera Export terminé. Veuillez trouver, ci-dessous, un exemple


    Capture_d_e_cran_2022-05-12_a__12.25.36.png

    Si vous ne recevez pas l'email dans votre messagerie, veuillez vérifier le dossier des courriers indésirables.
    Si l'email n'est pas présent dans le dossier des courriers indésirables, veuillez ajouter cette adresse email à la liste des expéditeurs sûrs de votre messagerie :  
    no-reply@app.awardforce.com.

    A noter que selon la taille du fichier, la réception de l'email pourra prendre plus ou moins de temps. 

Types d'exports proposés par défaut

  • Export des candidatures

    • Où : Candidatures > Gérer candidatures
    • Disponible pour les gestionnaires de programme et les gestionnaires de section
    • Ce qui est inclus : Toutes les informations sur la candidature et le candidat
    • Ce qui n'est pas inclus : résultats des évaluations, pièces jointes et contributeurs
    • Personnalisable : Oui

    L'export comprend :
    cet export inclut les informations collectées via le processus de candidature. Cependant, les informations concernant les pièces jointes ajoutées par les candidats et les informations concernant les contributeurs ne sont représentées que sous forme de nombre, c'est-à-dire le nombre de pièces jointes et de contributeurs de chaque candidature. Cette export comprend également toutes les informations utilisateur associées à chaque candidature et se trouve à l'extrême droite de la feuille de calcul, après tous les champs de la candidature

      • Identifiant de la candidature (ID)

      • Code court de la catégorie

      • Slug 
      • Nom de la candidature
      • Nom de la saison
      • Prénom du candidat
      • Nom du candidat
      • Email du candidat
      • Téléphone portable du candidat (si paramétré)
      • ID de l'utilisateur
      • Nom de la section
      • ID de la section
      • Nom de la catégorie supérieure
      • Nom de la sous-catégorie
      • ID de la catégorie
      • Date de création
      • Date de mise à jour
      • Statut de la candidature
      • Statut de la phase de relecture 
      • Statut de la modération
      • Statut du paiement
      • Etiquette
      • Nombre de fichiers téléchargés par le candidat
      • Nombre de contributeurs
      • Commentaires
      • Liens
      • tous les champs de la candidature

  • Export des utilisateurs

    • Où : à partir du menu Utilisateurs 
    • Disponible pour les gestionnaires du programme et les gestionnaires de section
    • Ce qui est inclus : les informations utilisateur standard et tout ce qui est collecté lors de l'inscription de l'utilisateur grâce aux champs de type utilisateur. 
    • Ce qui n'est pas inclus : Mots de passe utilisateur et informations concernant les candidatures
    • Personnalisable : Oui

      L'export comprend :
      • Identifiants uniques (alias slug)
      • Noms complets
      • Adresses e-mail et numéros de téléphone portable
      • Rôle appliqué à chaque utilisateur
      • Horodatage de confirmation du compte utilisateur
      • Date et saison de leur inscription
      • Information concernant le consentement aux cookies
      • Information concernant le consentement à la réception des notification et des emailings
      • Autres informations collectées lors de l'inscription de l'utilisateur

  • Export des contributeurs

    • Où : Candidatures > Gérer candidatures
    • Disponible pour les gestionnaires de programme et les gestionnaires de section
    • Ce qui est inclus : toutes les informations sur les contributeurs 
    • Ce qui n'est pas inclus : Toute autre information concernant la candidature
    • Personnalisable : Oui

      L'export comprend :

      • Identifiant unique de la candidature (alias slug et ID)
      • Noms de la candidature
      • Informations collectées pour les contributeurs


  • Export des champs de la candidature

    • Où : Paramètres > Candidatures > Champs

    • Disponible pour les gestionnaires de programme et les gestionnaires de section

    • Ce qui est inclus : données de champ + informations de configuration des onglets et des catégories

    • Personnalisable : Oui

      L'export comprend :

      • Titres des champs
      • Libellé des champs
      • Texte d'aide
      • Identifiant unique de la candidature (nommé 'slug' dans l'export)
      • Saison
      • Options
      • Protection des données
      • Si le champ peut être cherché en recherche avancée
      • Mots maximum
      • Caractères maximum
      • Mots minimum
      • Caractères minimum
      • Requis
      • Inscription
      • Types de fichier
      • Taille maximum du fichier
      • Ressources (candidatire, pièce-jointe, contributeur)
      • Onglet
      • Types de champ
      • Ordre du champ dans le formulaire de candidature
      • et bien plus encore de données etc.

       

  • Export des catégories

    • Où : Paramètres > Candidatures > Catégories

    • Disponible pour les gestionnaires de programme et les gestionnaires de section

    • Ce qui est inclus : Données de catégorie, y compris le nombre de candidatures, le statut de la catégorie (active, inactive) et les sections

    • Ce qui n'est pas inclus : informations sur les candidatures et les questions du formulaire d'inscription (alias champs)

    • Personnalisable : Oui

      L'export comprend :
    • Catégorie supérieure
    • Catégories
    • Identifiant de la catégorie (nommé 'slug')
    • Saison
    • Code court
    • Candidatures
    • Statut (actif/inactif)
    • Date de création
    • Date de mise à jour


  • Exports à partir du tableau de classement

    • Où : Evaluation > Tableau de classement
    • Disponible pour les gestionnaires de programme et les gestionnaires de section

    • Ce qui est inclus : candidature, résultat de l'évaluation, données sur les attributions aux membres du jury

    • Ce qui n'est pas inclus : informations sur les candidatures et les questions du formulaire d'inscription (alias champs)

    • Personnalisable : Oui

      Nous proposons divers exports pour l'évaluation, détaillés ci-dessous

      Mode VIP
      1. Résultats - Jury VIP :  comprend les notes moyennes de tous les membres du jury pour chaque candidature
      2. Scores + commentaires :  comprend la répartition des scores et les commentaires de chaque membre du jury sur chaque candidature
      3. Score individuel :  comprend le score de chaque critère pour chaque membre du jury
      4. Commentaires : comprend les commentaires laissés par les membres du jury
      5. Résumé :  comprend un résumé de la note totale pondérée des membres du jury pour chaque candidature
      Vote
      1. Résultats - Vote : comprend le nombre total de votes par candidature
      2. Votes + commentaires : inclut les votes par votant par candidature
      3. Commentaires : comprend les commentaires laissés par les votants
      Qualification
      1. Résultats - Qualifications : comprend la décision consensuelle par candidature
      2. Décision + commentaires : comprend les décisions individuelles par membre du jury par candidature
      3. Commentaires : comprend les commentaires laissés par les membres du jury
      Classement
      1. Résultats - Classement : inclut le nombre de choix par préférence
      2. Picks + commentaires : inclut la préférence par membre du jury par candidature
      3. Commentaires : comprend les commentaires laissés par les membres du jury

       

  • Export à partir de la vue progression

    • Où :  Evaluation > Progression
    • Disponible pour qui : les gestionnaires de programme et les gestionnaires de section
    • Ce qui est inclus : une liste des membres du jury avec des attributions par ensemble de notes et leur progression avec l'évaluation
    • Personnalisable : Oui

    Description : cet export comprend la progression des membres du jury dans l'évaluatio, et ce par ensemble de notes. 

    Important : les données du l'export sur la progression sont basées sur l'attribution des candidatures aux membres du jury. Dans les cas où les membres du jury sont invités à participer par rôle, et non par nom, l'attribution est créée, et donc visible dans l'export, que lorsque le membre du jury cliquera sur la candidature.

  • Export des commandes

    • Où : Commandes
    • Disponible pour qui : les gestionnaires de programme et les gestionnaires de section
    • Ce qui est inclus : une liste des factures avec les montants payés par les candidats
    • Ce qui n'est pas inclus : n'inclut pas les informations du formulaire de candidature. Si vous avez besoin d'informations sur le formulaire de candidature, vous pouvez le faire en allant sur le menu Candidatures > Gérer candidatures > Export > Candidatures  
    • Description : deux exports sont proposés, un par facture et un autre par candidature. Les deux incluent des données de facturation, cependant, l'export "Eléments de la commande" contient beaucoup plus d'informations. 

      L'export comprend :

      • Numéro de facture
      • Détails du candidat
      • Statut de paiement
      • Montant payé/dû
      • Mode de paiement (c.-à-d. carte de crédit)
      • Devise
      • Frais de traitement
      • Impôt
      • Réductions
      • et plus encore
      • Personnalisable : Oui
  • Export des attributions

    • Où : Paramètres > Evaluation > Attributions
    • Disponible pour qui : les gestionnaires de programme et les gestionnaires de section
    • Ce qui est inclus : Une liste de membres du jury et des candidatures qui sont assignées aux membres du jury
    • Ce qui n'est pas inclus : n'inclut pas les résultats des évaluations (c'est-à-dire les scores)
    • Personnalisable : oui

      L'export comprend :      
      • Noms des membres du jury
      • Statut de progression par candidature
      • Abstentions
      • Jurys sur lesquels les membres du jury sont sélectionnés
      • Association d'ensembles de notes
      • Méthode d'attribution
      • Commentaires
      • Les phases d'évaluation
      • Informations sur les sections, les catégorie etc.

Exports personnalisés

Vous souhaitez exporter des données en particulier, voire enlever des données proposées par défaut dans les exports ? Cela est tout à fair possible en créant un export personnalisé.
Nous proposons deux modes pour la création des exports personnalisés : à partir du bouton export ou via le menu Paramètres > Général > Exports personnalisés.

À partir du bouton export et de la section 'Personnalisé'

  1. Accédez à la page de votre choix, par exemple Candidatures > Gérer candidatures
  2. Cliquez sur le menu Export
  3. Sous la section Personnalisé, cliquez sur + Nouveau
  4. Renseignez le Nom de l'export
    Conseil : soyez bref mais informatif en fonction de son utilisation
  5. Sous Disponibilité , choisissez si cette export est à usage Privé  (disponible uniquement pour vous) ou Partagé (disponible pour tous les gestionnaires de programme)
  6. Ajoutez ou supprimez des colonnes du rapport selon vos besoins.
    Pour la suppression, faite défiler le curseur de votre souris sur la liste, positionnez-vous sur la ligne à supprimer, une petite croix apparaît à droite, cliquez dessus, comme indiqué dans cet exemple :

    Capture_d_e_cran_2022-06-24_a__16.50.00.png

    Pour l'ajout, veuillez procéder de la même manière puis cliquez sur le signe +, comme indiqué dans cet exemple :

    Capture_d_e_cran_2022-06-24_a__16.52.05.png
  7. Cliquez sur Sauvegarder
    A savoir : si vous souhaitez supprimer l'export personnalisé, veuillez cliquer sur Export puis sur les trois petits points à côté de l'export personnalisé, puis cliquez sur Supprimer


    Capture_d_e_cran_2022-06-24_a__16.57.23.png

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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