Guide pour les notifications

Dans Award Force, les notifications sont des e-mails ou des SMS pré-configurés qui sont envoyés par la plateforme en fonction d'un déclencheur associé. Par exemple, les utilisateurs peuvent recevoir une notification lorsqu'ils envoient une candidature.  Certaines notifications configurées par défaut peuvent être personnalisées pour répondre au mieux à vos besoins. Vous pouvez créer également vos propres notifications. 

Ce guide détaille les étapes à suivre pour créer voire personnaliser une notification. A la fin de cet article, vous trouverez une Foire Aux Questions.  

Créer une notification

  1. Veuillez aller sur le menu Paramètres > Général > Notifications
  2. Cliquez sur Nouvelle notification
  3. Sélectionnez le Déclencheur souhaité -  voir la liste des déclencheurs disponibles
  4. Définissez le ou les Destinataires de la notification parmi les options mentionnées ci-dessous
    • Utilisateur : la personne concernée par l'événement
    • Ces adresses e-mail et/ou numéros de téléphone  : une ou plusieurs adresses email. Veuillez les séparer par une virgule ou un point-virgule
    • L'adresse indiquée dans ce champ : il est nécessaire, au préalable, de créer un champ email ou numéro de téléphone dans le formulaire de candidature.

      Conseil : vous pouvez créer plusieurs notifications avec le même déclencheur, afin que l'événement envoie différentes notifications à différentes personnes.
  5. Les options Nom de l'expéditeur et Répondre à l'e-mail peuvent éventuellement être complétées. Nous vous recommandons vivement d'ajouter une adresse email afin que vos utilisateurs puissent vous contacter si nécessaire.
    Remarque : pour améliorer la delivrabilité des e-mails, l'adresse d'envoi ne peut pas être mise à jour.
  6. Renseignez les éléments ci-dessous /
    -Objet de l'e-mail
    -Corps de l'e-mail : vous pouvez personnaliser le corps de l'email en utilisant les champs de fusion et le formatage Markdown si vous le souhaitez ; voir la section Personnaliser une notification de ce guide pour plus d'informations
    -Corps du SMS : à noter que Le corps du SMS est obligatoire et doit être aussi court que possible

    Remarque : Si lors de l'inscription sur la plateforme, l'utilisateur a renseigné son adresse email ainsi que son numéro de portable, l'utilisateur ne sera pas notifié par SMS. Il sera notifié par email, par défaut. Cependant, si l'utilisateur a renseigné uniquement un numéro de portable (dans l'hypothèse où la saisie d'une adresse email est optionnelle), l'utilisateur sera notifié par SMS.
  7. Cliquez sur Sauvegarder

Modifier une notification existante 

Si vous souhaitez modifier une notification existante, procédez comme suit :

  1. Veuillez aller sur le menu  Paramètres > Général> Notifications
  2. Cliquez sur la notification que vous devez mettre à jour
  3. Effectuez les modifications requises
  4. Cliquez sur Sauvegarder
Astuce : vous pouvez activer et désactiver les notifications de votre programme pour autoriser ou empêcher leur envoi. Cela peut s'avérer utile si vous souhaitez envoyer des candidatures au nom des candidats sans qu'ils soient notifiés ou si vous préparez des notifications pour une utilisation future. Pour ce faire, cochez ou décochez la case Notification active en haut de la page, à droite : 

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Personnaliser une notification

Lors de la création ou lors de la modification d'une notification existante, vous avez la possibilité non seulement de personnaliser votre message avec du texte, mais également en utilisant des champs de fusion et une mise en forme Markdown.  Pour en savoir plus sur les options qui s'offrent à vous, consultez ces guides :

Déclencheurs disponibles

Remarque : tous les déclencheurs répertoriés ci-dessous ne sont pas disponibles pour tous les plans. Par exemple, les déclencheurs commençant par 'Flux de relecture' ne sont disponibles que pour les plans de type Pro et supérieur. 
Déclencheur action
Candidature modérée

Déclenchée lorsqu'une candidature est modérée (statuts : approuvé, rejeté ou indécis). Pour plus d'informations, voir : Modération .

Candidature envoyée Déclenchée lorsqu'une candidature est envoyée avec succès, que ce soit par le candidat ou par le responsable au nom du candidat -  En savoir plus en cliquant ici .
Candidature envoyée à nouveau

Déclenchée lorsqu'une candidature est envoyée à nouveau, que ce soit par le candidat ou par le gestionnaire du programme En savoir plus sur ce dernier point. Pour en savoir plus, consultez : Nouvel envoi requis .

Candidature étiquetée Déclenchée lorsqu'une étiquette est apposée sur une candidature : En savoir plus en cliquant ici .
Utilisateur inscrit Déclenchée lorsqu'un utilisateur s'inscrit sur la plateforme avec succès.
Utilisateur invité Déclenchée lorsqu'un utilisateur est invité sur la plateforme. 
Paiement en attente

Déclenchée lors de l'envoi d'une candidature de l'inscription lorsque l'option de 'facture' est sélectionnée par le candidat

Paiement réussi Déclenchée lors de l'envoi d'une candidature et lors du paiement en ligne des frais via votre passerelle de paiement.
Rôle accepté Déclenchée lorsqu'un rôle est attribué à un utilisateur. Pour en savoir plus sur l'attribution de rôles, consultez notre guide : Attribuer/supprimer des rôles aux utilisateurs  .
Phase de relecture commencée Déclenchée lorsqu'une étape de relecture est lancée. La notification doit être sélectionnée lors de la configuration du flux de relecture sous l'onglet Détails avant d'être déclenchée. Voir : Vérifier la configuration du flux de relecture pour plus d'informations.
Phase de relecture terminée

Déclenchée lorsqu'une étape de relecture est terminée ; c'est-à-dire lorsqu'une décision « Continuer » ou « Arrêter » est prise. La notification doit être sélectionnée lors de la configuration du flux de relecture sous l'onglet Continuer-Arrêter avant d'être déclenchée.

 

Foire Aux Questions

  • Mes utilisateurs ne reçoivent pas de notifications. Que puis-je faire ?
    Veuillez vérifier les points ci-dessous :

    • Au préalable, consultez le profil de l'utilisateur en allant sur le menu Utilisateurs afin de vérifier s'il s'est désabonné des notifications. Vous pouvez trouver cette information sous l'onglet Préférences. Si l'utilisateur n'a pas coché la case E-mails de notification cela expliquera qu'il n'ait pas reçu la notification.

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      Cependant, il faut souligner une particularité concernant la notification envoyée après l'inscription sur la plateforme. Cette notification est envoyée même si l'utilisateur n'a pas coché l'option E-mails de notification sous l'onglet Préférences. Si l'utilisateur ne l'a pas reçu, veuillez voir les points suivants. 

    • Si l'utilisateur est abonné à la réception des notifications, veuillez demander à l'utilisateur de vérifier si la notification aurait été reçue dans le dossier des courriers indésirables (spams) depuis leur messagerie. 

    • Si l'utilisateur ne retrouve pas la notification dans le dossier des courriers indésirables (spams), veuillez demander à l'utilisateur d'ajouter l'adresse à partir de laquelle les notifications sont envoyées à la liste des expéditeurs sûres à partir de leur messagerie, à savoir : no-reply@app.awardforce.com.


  • Est-ce qu'en tant que gestionnaire du programme je peux modifier les préférences sélectionnées par les utilisateurs pour la réception des notifications ? 

    A noter que seuls les utilisateurs peuvent modifier l'option sélectionnée pour la réception des notifications afin d'être conforme avec le Règlement Général de la Protection des Données (RGPD).

    A noter, cependant, qu'une disposition légale prévoit des exceptions pour les gestionnaires du programme. Veuillez découvrir la fonctionnalité présentée ci-dessous dans cet article : Base juridique pour l'envoi de notification ou d'emailing (RGPD).

    Il s'agit de la fonctionnalité nommée 'Base juridique pour l'envoi d'e-mails'   proposée lors de la configuration d'une notification :

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  • Puis-je ajouter un lien vers un document dans le corps de l'e-mail pour une notification ? 

    Absolument! Vous pouvez créer un lien vers un document hébergé publiquement à l'aide du formatage Markdown. Veuillez noter que nous recommandons fortement que le document soit accessible à tous; c'est-à-dire non protégé par un mot de passe. Si le document doit être protégé par un mot de passe, vous devrez peut-être inclure le mot de passe dans votre notification.
  • Puis-je personnaliser l'expéditeur ou l'adresse e-mail de réponse ?

    Lors de la configuration de la notification, vous pouvez définir le Nom de l'expéditeur et également paramétrer l'Adresse e-mail de réponse sous la section Expéditeur

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    A noter qu'afin d'assurer la délivrabilité de la notification, l'adresse email de l'expéditeur ne peut être mise à jour. 

  • Puis-je paramétrer les notifications dans plusieurs langues si ma plateforme est configurée avec plusieurs langues ? 

    Oui cela est tout à fait possible. Des sections pour chaque langue seront proposées pour l'ajout de l'objet, du corps de l'e-mail et du corps du SMS. Il est important de les renseigner, à défaut, les utilisateurs ne recevront pas la notification. 

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  • Puis-je définir des destinataires Cc/Bcc ?

    Bien que les destinataires Cc (cela signifie que vous mettez la personne en copie du mail) et Bcc (les destinataires listés dans les champs A : et Cc : ne verront pas les destinataires que vous avez ajoutés dans le champ Bcc) ne puissent pas être ajoutés directement à une notification, vous avez la possibilité de dupliquer les notifications et d'attribuer différents destinataires. Un cas d'utilisation courant est celui des gestionnaires de programme qui souhaitent être alertés lorsqu'une candidature est envoyée. Vous pouvez trouver des instructions sur la façon de configurer cette notification dans notre guide, Comment puis-je, en tant que gestionnaire de programme, recevoir une notification lorsqu'une candidature est envoyée ?



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