Les emailings sont un moyen d'envoyer un e-mail à plusieurs utilisateurs depuis Award Force. Veuillez découvrir cette fonctionnalité dans ce guide.
Envoyer un emailing
Pour envoyer un emailing, veuillez procédez comme suit :
- Positionnez-vous sur la vue à partir de laquelle vous souhaitez envoyer l'emailing. Par exemple, en cliquant sur Manager > Candidatures
- Vous pouvez utiliser les filtres en recherche avancée afin de sélectionner des candidatures en particulier. Veuillez cliquer sur Avancé depuis la barre de recherche ; En savoir plus sur cette fonctionnalité : Comment rechercher et filtrer ?
- Cliquez sur Emailing
- Rédigez votre message. Vous avez la possibilité d'ajouter un nom d'expéditeur et un e-mail de réponse
Astuce : vous pouvez personnaliser votre emailing en utilisant à la fois le formatage Markdown et les champs de fusion pour améliorer l'expérience de vos utilisateurs ! - Cliquez sur Visualiser + envoyer pour prévisualiser l'emailing
Remarque : pour enregistrer votre emailing en mode brouillon cliquez sur Sauvegarder comme brouillon . Vous pourrez envoyer l'emailing ultérieurement en allant sur Paramètres > Communications > Emailings. - Cliquez sur Visualiser + envoyer lorsque vous êtes prêt
Paramètres avancés pour les emailings
Veuillez découvrir, ci-dessous, les paramètres avancés proposés pour les emailings
| Fonctionnalité | En détail |
| Recevoir une copie de l'emailing sur votre email |
Vous pouvez recevoir une copie de l'emailing sur votre messagerie en cochant la case M'envoyer une copie à moi-même à partir de l'interface de saisie de l'emailing (la case à cocher est sous le champ, 'Répondre à l'email'). |
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Envoyer un e-mail par utilisateur ou Envoyer un e-mail par candidatures |
Si vous choisissez d'envoyer un emailing à tous les utilisateurs d'une liste où les utilisateurs peuvent apparaître deux fois voire plus, deux options sont proposées pour l'envoi de l'emailing :
Veuillez sélectionner l'option correspondant à votre besoin. Exemple : vous souhaitez envoyer un emailing aux candidats à partir de l'espace de travail Manager et le menu Candidatures.
Si l'option Envoyer un mail par utilisateur seulement est cochée, le candidat avec cinq candidatures recevra l'emailing une seule fois. Si l'option Envoyer un mail par candidature est cochée, le candidat avec cinq candidatures recevra cinq emails, soit un email par candidature. |
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Base juridique pour l'envoi d'e-mails |
Deux options sont proposées à partir du menu déroulant nommé Base juridique pour l'envoi d'e-mails :
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Utilisations courantes
Cas d'utilisation n° 1 : contactez les candidats avec des candidatures en cours. A noter que seules des candidatures au statut 'Envoyé' pourront être évaluées
| Raison | Instructions |
| Vous voudrez peut-être rappeler aux utilisateurs dont les candidatures sont en cours de les envoyer avant la fin de la phase de candidature |
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Cas d'utilisation n° 2 : communiquez avec les membres du jury
| Raison | Instructions |
| Après avoir ajouté des membres du jury à votre programme, vous devrez peut-être contacter les membres du jury par email afin de leur communiquer des informations pour l'évaluation, par exemple. |
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Cas d'utilisation n° 3 : Envoyez une newsletter aux utilisateurs de votre programme
| Raison | Instructions |
| Pour les programmes qui souhaitent informer périodiquement leurs utilisateurs des mises à jour de l'organisation, l'envoi d'une "newsletter" est utile. |
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Foire Aux Questions (FAQ)
1) Puis-je planifier l'envoi d'un emailing ?
Lors de la création d'un emailing, trois boutons sont proposés :
- Visualisez + Envoyer
- Sauvegarder comme brouillon
- Annuler.
Nous ne proposons pas la planification d'une date d'envoi de l'emailing. Cependant, vous pouvez sauvegarder votre emailing en cliquant sur Sauvegarder comme brouillon, afin de l'envoyer ultérieurement.
2) Pourquoi mes utilisateurs ne reçoivent-ils pas les emailings de mon programme ?
Si certains utilisateurs ont signalé ne pas recevoir vos emailings, vous pouvez vérifier certaines choses :
- Demandez à l'utilisateur de rechercher l'email dans sa messagerie et de vérifier notamment si l'email aurait été reçu dans le dossier des courriers indésirables (spam).
- Demandez à votre utilisateur d'ajouter l'adresse à partir de laquelle les emailings sont envoyés à la liste des expéditeurs sûrs - no-reply@app.awardforce.com
- Consultez le profil de l'utilisateur pour voir s'il s'est désabonné des emailings comme cela est rendu possible par le Règlement Général de Protection des Données (RGPD).
Veuillez cliquer sur Manager > Utilisateurs, puis cliquez sur le nom de l'utilisateur. Cliquez sur l'onglet Préférences, et vérifiez si l'utilisateur a coché l'option Emailing
A défaut, cela explique le fait que l'utilisateur ne reçoive pas vos emailings. A noter que ces préférences ne peuvent être définies que par l'utilisateur pour être conforme avec le RGPD si votre programme est basée en Europe ou si votre programme est susceptible de recevoir des inscriptions d'utilisateurs basés en Europe.
3) Pourquoi mes emailings ne sont pas envoyés à tous les utilisateurs sélectionnés ?
Dans l'hypothèse où vous constatez un écart entre le nombre d'utilisateurs sélectionnés et le nombre d'utilisateurs qui apparaît lors de la rédaction de l'emailing, il existe une explication simple.
Les utilisateurs qui n'apparaissent pas se sont désabonnés des emailings et ne les recevront donc pas. Pour voir si un utilisateur s'est désabonné, veuillez aller à l'espace de travail Manager puis cliquez sur le menu Utilisateurs. Veuillez rechercher ou cliquer sur l'utilisateur concerné, puis cliquer sur l'onglet Préférences, afin de voir si l'option Emailing est cochée sous la section Abonnements.
A noter que seul l'utilisateur peut modifier les préférences définies à cet emplacement
Conseil : si vous avez besoin de vérifier si plusieurs utilisateurs se sont désabonnés, vous pouvez personnaliser la vue Utilisateurs pour ajouter une colonne Emailing
- Depuis l'espace de travail Manager, veuillez cliquer sur le menu Utilisateurs
- A partir de la liste générale, veulllez cliquez sur l'icône en forme de rouage (juste en dessous du bouton Action), puis rechercher le mot emailing. Cochez la case devant le mot emailing puis cliquez sur Sauvegarder.
A partir de la vue générale et sous la colonne nommée Emailing, vous pourrez vérifier si l'utilisateur a ou non consenti. Deux mentions seront visibles :
Oui : si l'utilisateur a consenti
Non : si l'utilisateur n'a pas consent
4) Pourquoi le statut de l'emailing indique 'En cours d'envoi '?
Les emailings sont envoyés à partir de la plate-forme en une seule fois si aucun champ de fusion n'est utilisé dans l'objet et le corps de l'email. L'envoi d'emailings incluant plusieurs champs de fusion prendront plus de temps à être envoyés. Veuillez en savoir plus sur cette notion de champ de fusion en cliquant ici.
5) Comment vérifier si l'emailing a été envoyé et puis-je voir la liste des utilisateurs à qui l'emailing a été envoyé ?
Vous pouvez accéder à l'historique des emailings en quelques étapes.
Depuis l'espace de travail Manager, veuillez cliquer sur le menu Paramètres > Communications > Emailings. Une liste d'emailing avec leur statut d'envoi apparaît.
Lorsque l'emailing est envoyé :
- la mention Envoyé apparaît sous la colonne Statut
- la date et heure d'envoi apparaisent sous la colonne Envoyé.
Vous pouvez obtenir des détails en cliquant sur l'objet et en allant en bas de page, tels que le nombre d'emails envoyés et le nombre d'email en échec.
6) Puis-je personnaliser l'emailing ?
C'est effectivement possible en ajoutant des champ de fusion dans l'objet et/ou le corps de l'emailing. Veuillez en savoir plus sur cette fonctionnalité à partire de ce guide : Champs de fusion.
Ainsi, si vous ajoutez le champ de fusion {first_name} dans l'email, le prénom du destinataire sera complété automatiquement.
La liste des champs de fusion disponibles apparaissent sous le corps de l'email.
Il est important de garder le champ de fusion en anglais, à défaut, la fusion ne se réalisera pas. Il est également important d'utiliser que les champs de fusion associée à la notification.
Vous avez également la possibilité d'éditer votre email en utilisant la barre d'outil afin de rajouter du texte en gras, en italique etc.
Vous pouvez aller encore plus loin dans la personnalisation de vos emailings en utilisant le format Markdown détaillé ici.
7) Puis-je personnaliser le branding pour les emailings, en ajoutant par exemple un logo ?
Cela est effectivement possible, si vous disposez d'un plan de type Pro ou supérieur. Vous pourrez ajouter une image en en-tête et/ou en pied de page. Veuillez en savoir plus dans ce Guide pour la configuration du branding (sous la section - Email).
8) Puis-je suivre l'envoi des emailings ?
La fonction emailing est conçue pour permettre une communication simple et unidirectionnelle avec un groupe d'utilisateurs sélectionné. Si vous avez besoin de suivre la livraison des e-mails ou d'autres statistiques, vous devrez recourir à une plateforme dédiée telle que MailChimp.
9) Comment accéder à l'historique des emailings envoyés ou créés en mode brouillon ?
Vous pouvez accédez à l'historique des emailings envoyés mais également aux brouillons d'emailing en allant sur le menu Paramètres > Communication > Emailings
10) Puis-je planifier l'envoi d'un emailing ?
Nous ne proposons pas cette fonctionnalité pour le moment. Cependant, lors de la création de votre emailing vous pouvez le sauvegarder en mode brouillon afin de l'envoyer manuellement au moment venu.
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