Guide pour l'envoi d'emailing

Les emailings sont un moyen d'envoyer un e-mail à plusieurs utilisateurs depuis Award Force. Veuillez découvrir cette fonctionnalité dans ce guide.              

Envoyer un emailing

Pour envoyer un emailing, veuillez procédez comme suit :

  1. Positionnez-vous sur la vue à partir de laquelle vous souhaitez envoyer l'emailing. Par exemple, Candidatures > Mes candidatures. 
  2. Si vous le souhaitez, appliquez un filtre en cliquant sur Avancé  dans la barre de recherche ; En savoir plus sur cette fonctionnalité :  Comment rechercher et filtrer
  3. Cliquez sur Emailing   
  4. Rédigez votre message. Vous avez la possibilité d'ajouter un nom d'expéditeur et un e-mail de réponse
    Astuce :  vous pouvez personnaliser votre emailing en utilisant à la fois le formatage Markdown  et les champs de fusion  pour améliorer l'expérience de vos utilisateurs ! 
  5. Cliquez sur Visualiser + envoyer  pour prévisualiser l'emailing
    Remarque :  pour enregistrer votre emailing en mode brouillon cliquez sur  Sauvegarder comme brouillon . Vous pourrez envoyer l'emailing ultérieurement en allant sur Paramètres > Communications > Emailings.    
  6. Cliquez sur   Visualiser + envoyer  lorsque vous êtes prêt

Paramètres avancés pour les emailings

Veuillez découvrir, ci-dessous, les paramètres avancés proposés pour les emailings

Fonctionnalité En détail
Recevoir une copie de l'emailing sur votre email 

Vous pouvez recevoir une copie de l'emailing sur votre messagerie en cochant la case M'envoyer une copie à moi-même.

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Envoyer un e-mail par utilisateur

ou

Envoyer un e-mail par candidatures

 

Si vous choisissez d'envoyer un emailing à tous les utilisateurs d'une liste où les utilisateurs peuvent apparaître deux fois, ce paramètre vous permet de choisir si cet utilisateur recevra le message une fois ou à chaque fois qu'il apparaîtra dans la liste. 

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Exemple :  vous avez cliqué sur Emailing à partir du menu Candidatures > Gérer candidatures . En cochant  Envoyer un mail par utilisateur , un utilisateur avec cinq candidatures recevra votre emailing une fois. En cochant   Envoyer un mail par candidature , l'utilisateur recevra cinq emails, soit un email par candidature. 

Base juridique pour l'envoi d'e-mails

Deux options sont proposées à partir du menu déroulant : Consentement librement donné par l'utilisateur et Intérêt légitime du responsable du traitement des données. Ces options contrôlent si un utilisateur qui s'est désabonné des notifications et des emailings recevra le message. Pour plus de détails, consultez notre guide dédié :  Base juridique de l'envoi d'emails ou cliquez sur Qu'est-ce que ça veut dire ? au-dessus du menu déroulant, sur la droite.
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Utilisations courantes

Cas d'utilisation n° 1 :  contactez les candidats avec des candidatures en cours. A noter que seules des candidatures au statut 'Envoyé' pourront être évaluées

Raison Instructions
Vous voudrez peut-être rappeler aux utilisateurs dont les candidatures sont en cours de les envoyer avant la fin de la phase de candidature
  1. Allez sur Candidatures > Gérer candidatures 
  2. Depuis la zone de recherche (en haut à droite), cliquez sur  Avancé
  3. Sélectionnez En cours sous Statut
  4. Cliquez sur Chercher
  5. Lorsque les résultats apparaissent, cliquez sur  Emailing
  6. Rédigez votre message
  7. Cliquez sur Visualiser + envoyer  lorsque vous avez terminé

 

Cas d'utilisation n° 2 :  communiquez avec les membres du jury

Raison Instructions
Après avoir ajouté des membres du jury  à votre programme, vous devrez peut-être contacter vos juges. 
  1. Allez sur U tilisateurs
  2. Depuis la zone de recherche, cliquez sur Avancé
  3. Sélectionnez Membre du jury sous Rôles
  4. Cliquez sur Chercher
  5. Lorsque la liste des utilisateurs apparaît, cliquez sur  Emailing
  6. Rédigez votre message
  7. Cliquez sur  Visualiser + envoyer  lorsque vous avez terminé

 

Cas d'utilisation n° 3 : Envoyez une newsletter aux utilisateurs de votre programme

Raison Instructions
Pour les programmes qui souhaitent informer périodiquement leurs utilisateurs des mises à jour de l'organisation, l'envoi d'une "newsletter" est utile.
  1. Allez sur Utilisateurs
  2. Si vous le souhaitez, cliquez sur Avancé  et appliquez des filtres de recherche
  3. Lorsque vous consultez votre liste d'utilisateurs, cliquez sur Cliquez sur Emailing
  4. Rédiger votre message
  5. Cliquez sur Visualiser  + envoyer  lorsque vous avez terminé

 

 

Foire Aux Questions (FAQ)


1) Puis-je planifier l'envoi d'un emailing ? 

Nous ne proposons pas une telle fonctionnalité pour le moment. Vous avez la possibilité de sauvegarder en mode brouillon un emailing , afin de pouvoir l'envoyer manuellement au moment venu. 

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2) Pourquoi mes utilisateurs ne reçoivent-ils pas les emailings de mon programme ?

Si certains utilisateurs ont signalé ne pas recevoir vos emailings, vous pouvez vérifier certaines choses :

  1. Demandez à l'utilisateur de rechercher l'email dans sa messagerie et de vérifier notamment si l'email aurait été reçu dans le dossier des courriers indésirables.
  2. Demandez à votre utilisateur d'ajouter l'adresse à partir de laquelle les emailings sont envoyés à la liste des expéditeurs sûrs - no-reply@app.awardforce.com 
  3. Consultez le profil de l'utilisateur pour voir s'il s'est désabonné des emailings comme cela est rendu possible par le Règlement Général de Protection des Données (RGPD). 
    Veuillez
    allez sur le menu :
    Utilisateurs, puis cliquez sur le nom de l'utilisateur, afin de vérifier que la case Emailing est cochée sous l'onglet Préférences .

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    A défaut, cela explique le fait que l'utilisateur ne reçoive pas vos emailings. A noter que ces préférences ne peuvent être définies que par l'utilisateur pour être conforme avec le RGPD si votre programme est basée en Europe ou est susceptible de recevoir des inscriptions d'utilisateurs basés en Europe.


3) Pourquoi mes emailings ne sont pas envoyés à tous les utilisateurs sélectionnés ?

Dans l'hypothèse où vous constatez un écart entre le nombre d'utilisateurs sélectionnés et le nombre d'utilisateurs qui apparaît lors de la rédaction de l'emailing, il existe une explication simple.
Les utilisateurs qui n'apparaissent pas se sont désabonnés des emailings et ne les recevront donc pas. Pour voir si un utilisateur s'est désabonné, veuillez allez sur le menu Utilisateurs puis cliquez sur le nom de l'utilisateur afin de vérifier si l'option Emailing est cochée sous l'onglet Préférences .

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A noter
que seul l'utilisateur peut modifier les préférences définies à cet emplacement 

 

Conseil : si vous avez besoin de vérifier si plusieurs utilisateurs se sont désabonnés, vous pouvez personnaliser la vue Utilisateurs pour ajouter une colonne Emailing

  1. Veuillez aller sur le menu Utilisateurs
  2. Cliquez sur l'icône en forme de rouage puis rechercher le mot emailing. Cochez la case Emailing puis cliquez sur Sauvegarder

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    Si l'utilisateur a opté pour l'emailing la mention Oui apparaîtra, à défaut la mention Non apparaîtra :

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4) Pourquoi le statut de l'emailing indique 'En cours d'envoi '?

Les emailings sont envoyés à partir de la plate-forme en une seule fois si aucun champ de fusion n'est utilisé dans l'objet et le corps de l'email. L'envoi d'emailings incluant plusieurs champs de fusion prendront plus de temps à être envoyés. Veuillez en savoir plus sur cette notion de champ de fusion en cliquant ici. 

 

5) Comment vérifier si l'emailing a été envoyé et puis-je voir la liste des utilisateurs à qui l'emailing a été envoyé ? 

Vous pouvez accéder à l'historique des emailings en quelques étapes. 

Veuillez aller sur le menu Paramètres > Communications > Emailings. Une liste d'emailing avec leur statut d'envoi apparaît. 
Lorsque l'emailing est envoyé, la mention Envoyé apparaît sous la colonne Statut ainsi que la date et heure d'envoi sous la colonne Envoyé. 

 

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Vous pouvez obtenir des détails en cliquant sur l'objet et en allant en bas de page, tels que le nombre d'emails envoyés et le nombre d'email en échec. 

6) Puis-je personnaliser l'emailing ? 

C'est effectivement possible en ajoutant des champ de fusion dans l'objet et/ou le corps de l'emailing. Veuillez en savoir plus sur la fonctionnalité Champs de fusion.
Ainsi, si vous ajoutez le champ de fusion {first_name} dans l'email, le prénom du destinataire sera complété automatiquement.

Les champs de fusion disponibles apparaissent sous le corps de l'email, comme indiqué dans l'impression écran ci-dessous

Il est important de garder le champ de fusion en anglais, à défaut, la fusion ne se réalisera pas. Il est également important d'utiliser que les champs de fusion associée à la notification.

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Vous avez également la possibilité d'éditer votre email en utilisant la barre d'outil afin de rajouter du texte en gras, en italique etc. 
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Vous pouvez aller encore plus loin dans la personnalisation de vos emailings en utilisant le format Markdown détaillé ici. 

7) Puis-je personnaliser le branding pour les emailings, en ajoutant par exemple un logo ?

Cela est effectivement possible, si vous disposez d'un plan de type Pro ou supérieur. Vous pourrez ajouter une image en en-tête et/ou en pied de page. Veuillez en savoir plus dans ce Guide pour la configuration du branding (sous la section - Email). 

 

8) Puis-je suivre l'envoi des emailings ?   

La fonction emailing est conçue pour permettre une communication simple et unidirectionnelle avec un groupe d'utilisateurs sélectionné. Si vous avez besoin de suivre la livraison des e-mails ou d'autres statistiques, vous devrez recourir à une plateforme dédiée telle que MailChimp.

 

9) Comment accéder à l'historique des emailings envoyés ou créés en mode brouillon ?

Vous pouvez accédez à l'historique des emailings envoyés mais également aux brouillons d'emailing en allant sur le menu Paramètres > Communication > Emailings

 

10) Puis-je planifier l'envoi d'un emailing ?

Nous ne proposons pas cette fonctionnalité pour le moment. Cependant, lors de la création de votre emailing vous pouvez le sauvegarder en mode brouillon afin de l'envoyer manuellement au moment venu.

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