Utiliser des saisons perpétuelles

Alors que la majorité des comptes Award Force utilisent une structure saisonnière annuelle ou trimestrielle etc., dans laquelle les candidatures sont acceptées puis évaluées avant une période de dormance, certains programmes nécessitent une cadence "irrégulière". Il y a une variété de raisons à cela telles que le chevauchement entre les phases de candidature et d'évaluation. Vous devrez peut-être, par exemple, commencer à accepter le prochain lot de candidatures pendant que vos candidatures précédentes sont toujours en cours d'évaluation par les membres du jury.

Vous trouverez ci-dessous quelques astuces pour que les saisons perpétuelles fonctionnent pour votre programme.

Apposer automatiquement une étiquette sur les candidatures 

L'ajout automatisé d'étiquettes aux candidatures est disponible dans Award Force. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez configurer une étiquette qui sera automatiquement apposée sur une candidature en fonction d'un déclencheur spécifique. Vous gagnerez ainsi du temps.  Pour les clients utilisant des saisons perpétuelles, cela est particulièrement utile. 

Vous souhaiterez peut-être apposer une étiquette automatiquement sur les candidatures  afin d'ajouter le mois ou le cycle au cours duquel les candidatures ont été envoyées. Vous pourrez ainsi attribuées ces candidatures à des jurys spécifiques. Veuillez découvrir comment procéder, ci-dessous. 

  1. Veuillez aller sur le menu Paramètres > Général> Etiquette
  2. Cliquez sur Ajouter une étiquette
  3. Donnez un titre à votre étiquette dans le champ Etiquette
  4. Cochez la case Candidature envoyée
  5. Cliquez sur Sauvegarder

Lorsque vient le temps d'ajouter une nouvelle étiquette automatiquement aux candidatures 

  1. Veuillez aller sur le menu Paramètres > Général > Etiquette
  2. Cliquez sur l'étiquette dont vous souhaitez supprimer l'automatisation
  3. Décochez la case  Candidature envoyée
  4. Cliquer sur Sauvegarder
  5. Puis, créez une nouvelle étiquette en suivant les étapes mentionnées depuis la section précédente

Pour créer des jurys d'évaluation concernant les candidatures sur lesquelles des étiquettes ont été apposées automatiquement, veuillez suivre les étapes décrites ici : Ajout d'étiquettes dans un jury afin de sélectionner des candidatures particulières.

Les phases

Les programmes qui utilisent des saisons perpétuelles reçoivent des candidatures de manière permanente, ou prennent de courtes pauses.

Lors de la configuration des phases de candidature et d'évaluation, vous avez la possibilité de les laisser indéfiniment ouvertes en ne renseignant aucune date de début et de fin.

Si vous choisissez de faire une brève pause entre les phases, veuillez modifier simplement la date et les heures existantes. 

Pour plus d'informations sur la création des phases, veuillez consulter cet article : Configuration des phases  .

Archivage des candidatures

Une fois qu'une candidature a suivi son cours et qu'elle a été évaluée, vous avez la possibilité de l'archiver.
A noter que l'archivage d'une candidature ne supprime pas la candidature, mais la range simplement pour une utilisation ultérieure. 

Veuillez découvrir comment archiver ou désarchiver des candidatures en quelques étapes :  
Archivage des candidature .

Archivage d'ensembles de notes

Comme les candidatures, les ensembles de notes qui ont été utilisés pour évaluer les candidatures de votre programme peuvent être archivés. Suite à l'archivage, les données d'évaluation ainsi que les jurys et les critères de notations associés seront archivés.

Veuillez découvrir plus en détails cette fonctionnalité dans ce guide : Archivage des ensembles de notes .

Important : nous vous déconseillons de supprimer les ensembles de notes et de privilégier l'archivage, car cela pourrait se traduire par des scores dits perdus ou par la suppression des données d'évaluation si vous avez utilisé la fonctionnalité de recalcule des notes proposée depuis le menu Evaluation > Classement des candidatures, expliquée ci après :   Comment recalculer les notes ?   

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