Importer des candidatures dans Award Force en utilisant Zapier

Grâce à une intégration directe avec Zapier, importer des candidatures dans votre compte Award Force n'a jamais été aussi simple. Pour importer vos candidatures, vous aurez besoin de quelques éléments :

• Un compte Award Force de type professionnel
• Un compte Zapier. Le forfait Zapier dont vous avez besoin dépend du nombre de candidatures que vous souhaitez importer. En savoir plus : Zapier.
• Google Sheet afin de créer le modèle contenant les données que vous souhaitez importer
  
  Remarque : bien que le processus décrit ci-dessous utilise Google Sheet, vous pouvez également utilliser Microsoft Excel lorsque vous configurez votre feuille de calcul.

Étape 1 : préparez votre feuille Google sheet (voire, votre feuille Microsoft Excel)

La configuration du formulaire d'inscription dans Award Force et la préparation de la feuille Google Sheet seront l'étape la plus longue de ce processus. Vous devrez vous assurer que chaque information que vous avez collectée en dehors de la plate-forme est représentée avec son propre champ unique dans Award Force. Par exemple, si vous demandez l'employeur d'un participant, vous devrez créer un champ dans Award Force demandant les mêmes informations. 

La feuille Google Sheet devra contenir :

• Une ligne pour chaque candidature
• Pour chaque candidature, vous devrez fournir, au minimum, les slugs suivants : candidat, catégorie, section, saison, nom de la candidature.
  Veuillez en savoir plus sur la notion de slug :  Qu'est-ce qu'un slug ?
• Tous les champs de saisie supplémentaires que vous souhaitez importer devront également être d'abord créés dans Award Force, puis ces slugs ajoutés à la feuille Google Sheet.

Vous pouvez importer les candidats dans votre plateforme en quelques étapes, depuis l'espace de travail Manager (en haut de page), veuillez cliquer sur le menu Utilisateurs. Veuillez découvrir comment : Ajout d'utilisateurs.

Si vous souhaitez télécharger des fichiers, vous devrez fournir l'URL de chaque fichier sous forme de colonne depuis Google Sheet. Pour ce tutoriel, nous allons importer un seul champ de type  téléchargement de fichier (unique) pour chaque candidature.

Voici un exemple de feuille de calcul que nous avons préparé pour que vous puissiez voir le format.

Étape 2 : Créez une clé API depuis Award Force

Afin de connecter correctement votre compte Award Force à Zapier et d'importer les données des candidatures, vous devrez créer une clé API en suivant les étapes suivantes : 

1. Depuis l'espace de travail Manager (en haut de page), veuillez cliquer sur le menu Paramètres > Développeurs > Clés API
2. Cliquez sur Générer la clé API
3. Ajouter le nom de la clé dans le champ Nom/Objectif clé
4. Sous la section Portée, cochez le bouton radio Lecture/Ecriture
   
   

Étape 3 : Utiliser le modèle Zapier pour importer les candidatures

Veuillez noter que les instructions ci-dessous mentionnent une interface en anglais car il n'existe pas d'interface en français

1. Depuis l'espace de travail Manager (en haut de page), cliquez sur le menu Paramètres > Développeurs > Zapier
2. Allez sur la section nommé with this one et recherchez Google Sheets
   
   
   
3. Sous la section 'Popular with Award Force users', cliquez sur le bouton Try it à côté de Create new Award Force users and entries from new/updated Google Sheets rows (Team drive)
   
4. Connectez-vous à votre compte Zapier
5. Sous Choose account et sous Google Sheets account sélectionnez votre compte Google sheet
   
6. Veuillez continuer
7. Sous Set up trigger et sous Drive, selectionnez le Google drive où se trouve votre feuille Google Sheet contenant les candidatures
   Astuce : nous vous recommandons de définir ce paramètre sur any_column afin que tout changement reflété dans la feuille de calcul mette à jour votre compte Award Force.
8. Sous Spreadsheet, selectionnez la feuille Google
9. Cliquez sur Continue
10. Google propose de tester la configuration mise en place, vous pouvez cliquer sur Test trigger
    
    
11. Une fois que Zapier trouve une ligne de feuille de calcul, cliquez sur Continuer
12. À l'étape 'Action event', choisissez Create entry
    
13. Veuillez continuer
14. Lorsque vous y êtes invité, cliquez sur Sign in to Award Force
15. Fournissez la clé API que vous avez générée à l'étape 2 (cf. ci-dessus)
16. Une fois redirigé vers Zapier, cliquez sur Continue
17. Sélectionnez la section, la catégorie et la saison de votre programme dans les listes déroulantes correspondantes
18. Depuis la liste déroulante Entrant (correspond au candidat), choisissez la colonne slug entrant depuis votre feuille de calcul
    
19. Depuis la liste déroulante Title, choisissez la colonne Title (correspond au titre) ou Entry name (correspond au nom de la candidature) depuis votre feuille de calcul
20. Sélectionnez les champs de saisies souhaités depuis la liste déroulante
21. Veuillez continuer
22. Testez votre automatisation en cliquant sur Test & Continue
    

Étape 4 : importez vos candidatures

Lorsque vous êtes prêt à importer vos candidatures dans votre compte Award Force, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à votre compte Zapier
2. Accédez à la page Zaps dans la navigation 
3. Dans votre liste de Zaps, activez l'intégration Award Force 
4. Ouvrez le menu déroulant et sélectionnez Run zap (Exécuter Zap) 
   
5. Une fois les données chargées à partir de Google Sheets, cliquez sur Select all, puis sur Send data to Zap
   
   
   
   Si vous devez télécharger des fichiers supplémentaires, vous pouvez ajouter d'autres étapes au modèles Zapier, en sélectionnant l'application Award Force, puis en cliquant sur Upload entry file pour Action Event, comme indiqué à l'étape 12 de la section précédente. 
   
   
   

   Téléchargement des champs de type 'Téléchargement de fichier (unique)', et des pièces jointes

   Pour télécharger des fichiers sur Award Force, les données doivent être au format base64. Cette prochaine étape convertira pour vous une URL de fichier en base64 et celle-ci pourra ensuite être insérée dans la base de données Award Force. Vous devrez ajouter l'application Code by Zapier à l'étape suivante. 
   
   
   

   
   Sélectionnez Run Javascript et cliquez sur Continue. Pour les données, sélectionnez l'URL du fichier dans la feuille de calcul.
   
   
   Collez ensuite ce code :
   

   const response = await fetch(inputData.url);
   const content = await response.buffer();
   const data = content.toString("base64");
   output = [{ data }];