Importer des candidatures (Zapier)

 

Grâce à une intégration directe avec Zapier, importer des candidatures dans votre compte Award Force n'a jamais été aussi simple. Pour importer vos candidatures, vous aurez besoin de quelques éléments :

  • Un compte Award Force de type professionnel
  • Un compte Zapier. Le forfait Zapier dont vous avez besoin dépend du nombre de candidatures que vous souhaitez importer. En savoir plus : Zapier.
  • Google Sheet afin de créer le modèle contenant les données que vous souhaitez importer

    Remarque : bien que le processus décrit ci-dessous utilise Google Sheet, vous pouvez également utilliser Microsoft Excel lorsque vous configurez votre feuille de calcul.

Étape 1 : préparez votre feuille Google sheet (voire, votre feuille Microsoft Excel)

La configuration du formulaire d'inscription dans Award Force et la préparation de la feuille Google Sheet seront l'étape la plus longue de ce processus. Vous devrez vous assurer que chaque information que vous avez collectée en dehors de la plate-forme est représentée avec son propre champ unique dans Award Force. Par exemple, si vous demandez l'employeur d'un participant, vous devrez créer un champ dans Award Force demandant les mêmes informations. 

La feuille Google Sheet devra contenir :

  • Une ligne pour chaque candidature
  • Pour chaque candidature, vous devrez fournir, au minimum, les slugs suivants : candidat, catégorie, section, saison, nom de la candidature.
    Veuillez en savoir plus sur la notion de slug :  Qu'est-ce qu'un slug ?
  • Tous les champs de saisie supplémentaires que vous souhaitez importer devront également être d'abord créés dans Award Force, puis ces slugs ajoutés à la feuille Google Sheet.

Vous pouvez importer les candidats dans votre plateforme en quelques étapes, à partir du menu Utilisateurs. Veuillez découvrir comment : Ajout d'utilisateurs.

Si vous souhaitez télécharger des fichiers, vous devrez fournir l'URL de chaque fichier sous forme de colonne depuis Google Sheet. Pour ce tutoriel, nous allons importer un seul champ de type  téléchargement de fichier (unique) pour chaque candidature.

Voici un exemple de feuille de calcul que nous avons préparé pour que vous puissiez voir le format.

exemple.png

 

Étape 2 : Créez une clé API depuis Award Force

Afin de connecter correctement votre compte Award Force à Zapier et d'importer les données des candidatures, vous devrez créer une clé API en suivant les étapes suivantes : 

  1. Veuillez aller sur le menu Paramètres > Développeurs > Clés API
  2. Cliquez sur Générer la clé API
  3. Ajouter le nom de la clé dans le champ Nom/Objectif clé
  4. Sous la section Portée, cochez Lecture/Ecriture

    Capture_d_e_cran_2021-09-03_a__17.11.34.png

 

Étape 3 : Utiliser le modèle Zapier pour importer les candidatures

Veuillez noter que les instuctions ci-dessous mentionnent une interface en anglais car il n'existe pas d'interface en français

  1. Veuillez allez sur le menu Paramètres > Développeurs > Zapier
  2. Allez sur la section with this one et recherchez Google Sheets

    Screen_Shot_2021-11-03_at_10.01.39_AM.png

  3. Sous 'Popular with Award Force users', cliquez sur Try it à côté de Create new Award Force users and entries from new/updated Google Sheets rows (Team drive)
    Screen_Shot_2021-11-03_at_10.02.42_AM.png

  4. Connectez-vous à votre compte Zapier
  5. Sous Choose account et sous Google Sheets account sélectionnez votre compte Google sheetScreen_Shot_2021-11-03_at_10.04.22_AM.png
  6. Veuillez continuer
  7. Sous Set up trigger et sous Drive, selectionnez le Google drive où se trouve votre feuille Google Sheet contenant les candidatures
    Astuce : nous vous recommandons de définir ce paramètre sur any_column afin que tout changement reflété dans la feuille de calcul mette à jour votre compte Award Force.
  8. Sous Spreadsheet, selectionnez la feuille Google
  9. Cliquez sur Continue
  10. Google propose de tester la configuration mise en place, vous pouvez cliquer sur Test trigger
    Capture_d_e_cran_2021-10-22_a__11.33.45.png
  11. Une fois que Zapier trouve une ligne de feuille de calcul, cliquez sur Continuer
  12. À l'étape 'Action event', choisissez Create entry
    Screen_Shot_2021-11-03_at_10.07.53_AM.png
  13. Veuillez continuer
  14. Lorsque vous y êtes invité, cliquez sur Sign in to Award Force
  15. Fournissez la clé API que vous avez générée à l'étape 2 (cf. ci-dessus)
  16. Une fois redirigé vers Zapier, cliquez sur Continue
  17. Sélectionnez la section, la catégorie et la saison de votre programme dans les listes déroulantes correspondantes
  18. Depuis la liste déroulante Entrant (correspond au candidat), choisissez la colonne slug entrant depuis votre feuille de calcul
  19. Depuis la liste déroulante Title, choisissez la colonne Title (correspond au titre) ou Entry name (correspond au nom de la candidature) depuis votre feuille de calculScreen_Shot_2021-11-03_at_10.09.59_AM.png
  20. Sélectionnez les champs de saisies souhaités depuis la liste déroulante
  21. Veuillez continuer
  22. Testez votre automatisation en cliquant sur Test & Continue
    Screen_Shot_2021-11-03_at_10.11.47_AM.png
  23. Lorsque vous êtes prêt, allumez votre Zap, en bas de la page

 

Étape 4 : importez vos candidatures


Lorsque vous êtes prêt à importer vos candidatures dans votre compte Award Force, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à votre compte Zapier
  2. Accédez à la page Zaps dans la navigation 
  3. Dans votre liste de Zaps, activez l'intégration Award Force 
  4. Ouvrez le menu déroulant et sélectionnez Run zap (Exécuter Zap) 
    Screen_Shot_2021-11-03_at_10.16.11_AM.png
  5. Une fois les données chargées à partir de Google Sheets, cliquez sur Select all, puis sur Send data to Zap

    zaps.png

    Si vous devez télécharger des fichiers supplémentaires, vous pouvez ajouter d'autres étapes au modèls Zapier, en sélectionnant l'application Award Force, puis en cliquant sur Upload entry file pour Action Event, comme indiqué à l'étape 12 de la section précédente. 


    Téléchargement des champs de type 'Téléchargement de fichier (unique)', et des pièces jointes

    Pour télécharger des fichiers sur Award Force, les données doivent être au format base64. Cette prochaine étape convertira pour vous une URL de fichier en base64 et celle-ci pourra ensuite être insérée dans la base de données Award Force. Vous devrez ajouter l'application Code by Zapier à l'étape suivante. 

    Screenshot_2021-04-21_at_14.51.42.png


    Sélectionnez Run Javascript et cliquez sur Continue. Pour les données, sélectionnez l'URL du fichier dans la feuille de calcul.
    Screenshot_2021-04-21_at_14.58.40.png

    Collez ensuite ce code :
    const response = await fetch(inputData.url);
    const content = await response.buffer();
    const data = content.toString("base64");
    output = [{ data }];

 

 

 

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