Ajouter des utilisateurs sur votre plateforme

 

 Il existe trois façons d'ajouter des utilisateurs dans Award Force :

  1. Autoriser l'inscription en ligne par l'utilisateur lui-même : c'est une bonne option si vous n'avez pas de liste prédéterminée d'utilisateurs qui participeront.  A noter qu'une vérification par e-mail est requise pour terminer l'inscription. A défaut, l'utilisateur ne pourra pas commencer à créer une candidature. 

  2. Ajouter des utilisateurs manuellement : les utilisateurs peuvent être ajoutés  en passant par le menu Utilisateurs > Cliquez sur Nouvel utilisateur. Aucune vérification par e-mail n'est requise dans ce cas.

  3. Importer des utilisateurs directement sur la plateforme : cette fonctionnalité est utile lorsque vous avez un grand nombre d'utilisateurs à ajouter, qu'ils soient candidats, membres du jury etc. 

Inscription en ligne par les utilisateurs 

Ce mode d'inscription est paramétré par défaut depuis la page d'inscription de votre plateforme. Vous avez, néanmoins, la possibilité de modifier ce paramètre, si nécessaire : 

  • Veuillez aller sur le menu Paramètres > Utilisateurs > Inscription
  • Décochez l'option Activer le formulaire d'inscription sur la page d'accueil
  • Cliquez sur Sauvegarder
A noter : veuillez vérifier depuis le menu Paramètres > Rôles que le rôle 'candidat' est défini comme le rôle par défaut si vous souhaitez que tous les utilisateurs auto-enregistrés puissent créer des candidatures.

Capture_d_e_cran_2020-12-11_a__13.46.15.png

 

Ajouter des utilisateurs manuellement 

  • Veuillez aller sur le menu Utilisateurs
  • Cliquez sur Nouvel utilisateur
  • Ajoutez le prénom, nom, adresse e-mail et un mot de passe de 12 caractères minimum (les utilisateurs pourront le modifier ultérieurement en cliquant sur le logo apparaissant en haut à droite à côté de leur nom, puis en cliquant sur Profil) comme indiqué ci-dessous : 

    Capture_d_e_cran_2020-12-11_a__13.48.13.png

  • Sous la section nommée Rôles des comptes, sélectionnez Candidat ou un autre rôle, en fonction de votre besoin :

    Capture_d_e_cran_2020-12-11_a__13.50.01.png
  • Cliquez sur Sauvegarder

    A noter que lors de l'ajout d'utilisateurs manuellement, les utilisateurs ne sont destinataires d'aucune notification par email. Vous avez la possibilité de leur envoyer un emailing afin de leur communiquer leur mot de passe et leur recommander de modifier ce mot de passe provisoire en cliquant sur le logo apparaissant en haut à droite à côté de leur nom, puis en cliquant sur Profil.

Inviter des utilisateurs

  1. Il est nécessaire, au préalable, de créer une notification
  2. Veuillez aller sur le menu Paramètres > Général > Notifications 
  3. Cliquez sur Nouvelle notification
  4. Sous Déclencheurs, veuillez sélectionner Utilisateur invité
  5. Complétez l'objet, le corps de l'email et le corps du SMS (facultatif). Veuillez insérer dans le corps de l'email (et/ou du SMS) le champ de fusion {join_link}
  6. Veuillez aller sur le menu Utilisateurs
  7. Cliquez sur Inviter des utilisateurs
  8. Ajoutez les adresses e-mail associées aux personnes que vous souhaitez inviter, en les séparant par une virgule, une nouvelle ligne, un point-virgule ou deux points
  9. Sélectionnez le(s) rôle(s) que vous souhaitez pour ces utilisateurs
  10. Composez un message facultatif à inclure dans la notification
  11. Cliquez sur Envoyer une invitation

Une fois qu'un utilisateur a été invité, il apparaîtra dans la liste des utilisateurs à partir du menu Utilisateurs avec le statut 'invité'. Lorsque l'utilisateur accède au système pour la première fois, il lui sera demandé de fournir son prénom, son nom et un mot de passe en plus des champs utilisateur applicables 

Importer des utilisateurs

  • Veuillez aller sur le menu Utilisateurs
  • Cliquez sur le bouton Importer utilisateurs (en bas de la page)
  • Il est nécessaire, au préalable, de télécharger le modèle d'import (au format Excel) en cliquant sur le lien modèle d'import comme indiqué ci-dessous : 

    Capture_d_e_cran_2020-12-11_a__13.53.09.png


  • A partir du document Excel, veuillez compléter les données de chaque utilisateur. A noter que le prénom, nom et adresse email doivent être complétés. A défaut, l'importation échouera. Concernant le numéro de téléphone, la saisie est optionnelle. Si vous souhaitez ajouter un numéro de téléphone, il est nécessaire d'ajouter le préfixe international. Il est important de ne pas supprimer ni d' ajouter de colonnes à ce modèle, sinon l'export échouera
  • Cliquez sur Sélectionner le fichier afin de télécharger le fichier 
  • Sélectionnez le rôle à appliquer aux utilisateurs importés
  • Cliquez sur Poursuivre
  • L'importation se produit en arrière-plan. Vous recevrez un e-mail une fois le processus terminé sous quelques minutes, avec un lien confirmant que l'importation a réussi.

    Important :
    les utilisateurs importés ne recevront aucune notification par email. Vous devrez prendre contact directement avec eux en leur envoyant un emailing.

    Afin qu'ils puissent définir leur propre mot de passe, veuillez insérer ce champ de fusion {password_set_url} dans le corps de l'email. Ce champ de fusion se présentera sous forme de lien quand les utilisateurs recevront l'email.  En cliquant sur ce lien, les utilisateurs pourront définir leur propre mot de passe. Nous vous recommandons d'ajouter une phrase du type : Veuillez cliquer sur le lien {password_set_url} afin de définir votre mot de passe, comme indiqué dans l'exemple ci-dessous :

    Capture_d_e_cran_2020-12-11_a__14.00.30.png
A noter : lors de l'importation d'utilisateurs, l'adresse e-mail de l'utilisateur doit être unique - si un utilisateur existe déjà dans le système, le processus d'importation ajoutera simplement le rôle sélectionné lors de l'import.  Le nom, le mot de passe et les autres rôles de l'utilisateur resteront inchangés.

 

 

 

 

Besoin d'aide ? Contactez nous.

Nous sommes à votre disposition si vous avez besoin d'aide. Contactez simplement notre équipe Client Success grâce à l'une des méthodes disponibles en bas de page.