Ajouter des utilisateurs sur votre plateforme

 Il existe trois façons d'ajouter des utilisateurs dans Award Force :

• Autoriser l'inscription en ligne par l'utilisateur lui-même à partir de la page d'accueil de votre programme :
  C'est une bonne option si vous n'avez pas de liste prédéterminée d'utilisateurs qui participeront.  A noter qu'une vérification par e-mail est requise pour terminer l'inscription. A défaut, l'utilisateur ne pourra pas commencer à créer une candidature. 
  
  
• Ajouter des utilisateurs manuellement :
  Cliquez sur l'espace de travail Manager (en haut de page) puis sur le menu Utilisateurs. Cliquez sur Nouvel utilisateur et compléter les informations. A noter que l'utilisateur ne sera pas notifié par email. Vous devrez l'informer en parallèle, en lui envoyant un emailing depuis la plateforme si vous disposez de cette fonctionnalité. 
  
  
• Importer des utilisateurs directement sur la plateforme :
  Cette fonctionnalité est utile lorsque vous avez un grand nombre d'utilisateurs à ajouter, qu'ils soient candidats, membres du jury etc. 

Inscription en ligne par les utilisateurs 

Ce mode d'inscription est paramétré par défaut depuis la page d'inscription de votre plateforme. Vous avez, néanmoins, la possibilité de modifier ce paramètre, si nécessaire : 

1. Veuillez cliquer sur l'espace de travail Manager  puis sur le menu Paramètres > Utilisateurs > Inscription
2. Décochez l'option Activer le formulaire d'inscription sur la page d'accueil
3. Cliquez sur Sauvegarder

A noter : veuillez vérifier depuis le menu Paramètres > Rôles que le rôle 'candidat' est défini comme le rôle par défaut si vous souhaitez que tous les utilisateurs auto-enregistrés puissent créer des candidatures. 

Ajouter des utilisateurs manuellement 

1. Veuillez cliquer sur l'espace de travail Manager  puis sur le menu  Utilisateurs
2. Cliquez sur Nouvel utilisateur
3. Ajoutez le prénom, nom, adresse e-mail et un mot de passe de 12 caractères minimum (les utilisateurs pourront le modifier ultérieurement en cliquant sur le logo apparaissant en haut à droite à côté de leur nom, puis en cliquant sur Profil) 
   
4. Sous la section nommée Rôles des comptes, sélectionnez Candidat ou un autre rôle, en fonction de votre besoin :
5. Cliquez sur Sauvegarder
   
   A noter que lors de l'ajout d'utilisateurs manuellement, les utilisateurs ne sont destinataires d'aucune notification par email. Vous avez la possibilité de leur envoyer un emailing afin de leur communiquer leur mot de passe et leur recommander de modifier ce mot de passe provisoire.
   

Inviter des utilisateurs

1. Il est nécessaire, au préalable, de créer une notification
2. Veuillez cliquer sur l'espace de travail Manager puis sur le menu Paramètres > Général > Notifications 
3. Cliquez sur Nouvelle notification
4. Sous Déclencheurs, veuillez sélectionner Utilisateur invité
5. Complétez l'objet, le corps de l'email et le corps du SMS (facultatif). Veuillez insérer dans le corps de l'email (et/ou du SMS) le champ de fusion {join_link}
6. Veuillez aller sur le menu Utilisateurs
7. Cliquez sur  Inviter des utilisateurs
8. Ajoutez les adresses e-mail associées aux personnes que vous souhaitez inviter, en les séparant par une virgule, une nouvelle ligne, un point-virgule ou deux points
9. Sélectionnez le(s) rôle(s) que vous souhaitez pour ces utilisateurs
10. Composez un message facultatif à inclure dans la notification
11. Cliquez sur  Envoyer une invitation

Une fois qu'un utilisateur a été invité, il apparaîtra dans la liste des utilisateurs à partir du menu Utilisateurs avec le statut 'invité'. Lorsque l'utilisateur accède au système pour la première fois, il lui sera demandé de fournir son prénom, son nom et un mot de passe en plus  des champs utilisateur  applicables . 

Importer des utilisateurs

1. Depuis l'espace de travail Manager, cliquez sur le menu Utilisateurs 
2. Cliquez sur le bouton Importer utilisateurs (en bas de la page)
3. Il est nécessaire, au préalable, de télécharger le modèle d'import (au format Excel) en cliquant sur le lien modèle d'import comme indiqué ci-dessous : 
   
   
   
   
   
4. A partir du document Excel, veuillez compléter les données de chaque utilisateur. A noter que le prénom, nom et adresse email doivent être complétés. A défaut, l'importation échouera. Concernant le numéro de téléphone, la saisie est optionnelle. Si vous souhaitez ajouter un numéro de téléphone, il est nécessaire d'ajouter le préfixe international. Il est important de ne pas supprimer ni d' ajouter de colonnes à ce modèle, sinon l'export échouera
5. Cliquez sur Sélectionner le fichier afin de télécharger le fichier 
6. Sélectionnez le rôle à appliquer aux utilisateurs importés
7. Cliquez sur Poursuivre
8. L'importation se produit en arrière-plan. Vous recevrez un e-mail une fois le processus terminé sous quelques minutes, avec un lien confirmant que l'importation a réussi.
   
   Important : les utilisateurs importés ne recevront aucune notification par email. Vous devrez prendre contact directement avec eux en leur envoyant un emailing.
   
   Afin qu'ils puissent définir leur propre mot de passe, veuillez insérer ce champ de fusion {password_set_url} dans le corps de l'email. Ce champ de fusion se présentera sous forme de lien quand les utilisateurs recevront l'email.  En cliquant sur ce lien, les utilisateurs pourront définir leur propre mot de passe. Nous vous recommandons d'ajouter une phrase du type : Veuillez cliquer sur le lien {password_set_url} afin de définir votre mot de passe, comme indiqué dans l'exemple ci-dessous :