Le nouveau règlement RGPD (Réglement Général sur la Protection des Données), entré en vigueur en mai 2019, donne aux utilisateurs la possibilité de refuser les communications par courrier électronique.
Cependant, il peut y avoir des situations où certains types d'e-mails peuvent contourner ces restrictions car la communication est considérée comme étant dans l'intérêt légitime du responsable de traitement. Pour être considérée comme un intérêt légitime, elle doit être considérée comme une communication à laquelle l'utilisateur s'attend raisonnablement et qui a un impact minimal sur sa vie privée.
Important : cet article n'est pas un conseil juridique, ni un guide exhaustif de la conformité au RGPD. Si les règles de protection des données sont applicables à votre programme, vous devez vous familiariser avec les réglementations et demander des conseils juridiques, en particulier si votre programme collecte des données personnelles.
Le RGPD donne un exemple d'intérêt légitime comme le traitement des données pour prévenir la fraude, assurer la sécurité du réseau et de l'information, le marketing direct et la divulgation d'éventuels actes criminels aux autorités.
Un exemple d'intérêt légitime pour Award Force pourrait être un e-mail envoyé aux candidats présélectionnés ou aux gagnants pour leur faire connaître l'état de leur candidature. Il peut également s'agir d'un courriel envoyé aux membres du jury pour leur faire savoir que l'évaluation va débuter.
Pour déterminer si la communication relève d'un intérêt légitime, vous devez prendre en considération trois questions ?
- Objet : est-ce un intérêt légitime ?
- Nécessité : est-il nécessaire d'atteindre l'objectif ou existe-t-il un moyen moins intrusif d'obtenir le même résultat ?
- Équilibrage : les intérêts de l'utilisateur prévalent-ils sur l'intérêt légitime et s'attendent-ils raisonnablement à ce que leurs données soient utilisées de cette manière ?
Envoi d'emailings et de notifications en tant qu'intérêts légitimes
Pour envoyer un emailing ou une notification en utilisant des intérêts légitimes, et, donc, contourner les préférences de l'utilisateur, vous avez la possibilité de choisir l'option - Intérêt légitime du responsable du traitement des données - lors de la création de la notification ou de l'emailing.
Depuis l'espace de travail Manager, veuillez par exemple, vous positionnez sur le menu Candidatures (si vous souhaitez envoyer un emailing depuis cette interface). Cliquer sur le bouton Emailing.
Depuis l'interface de saisie, sous la section 'Base juridique pour l'envoi d'emails, veuillez sélectionner une des options à partir du menu déroulant :
Lorsque l'option Consentement librement donné par l'utilisateur est sélectionnée, la notification ou l'emailing seront envoyés que si l'utilisateur a donné son consentement. Vous pouvez vérifier les préférences des utilisateurs en allant sur le menu Utilisateurs : veuillez cliquer sur l'utilisateur et cliquer sur l'onglet Préférences.
Remarque : il faut souligner que la notification envoyée lorsqu'un utilisateur s'inscrit sur votre plateforme, notification dénommée généralement Confirmation de création de compte, ne propose pas ces options. Cette notification contourne toujours les préférences de l'utilisateur car un utilisateur doit forcément recevoir cette notification afin de pouvoir valider la création de son compte et commencer à créer une candidature sur votre plateforme.
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