Gérer les candidatures en doublon

Qui devrait utiliser cette fonctionnalité?


La fonction de gestion des candidatures en doublon identifie automatiquement les candidatures en double (sur la base d'un seuil de similitude configurable) et prend en charge la définition manuelle des candidatures en tant que doublons.

Grâce à un processus de sélection d'une candidature dîte principale et de confirmation des doublons, les doublons sont archivés, mais peuvent être rendus visibles dans le cadre du processus d'évaluation.

Rien de tout cela ne modifie la candidature d'origine (par exemple, les candidatures en double ne sont pas fusionnées ni les données déplacées entre les candidatures) - de sorte que toutes les actions de gestion des doublons sont non destructives, réversibles et modifiables.

Qu'est-ce qui est automatiquement identifié comme une candidature en double ?


Il s'agit en fait des candidatures avec le même nom de la candidature ou très similaire, et ce dans la même catégorie. 

Recherche et confirmation des doublons

Si vous êtes sur un plan  de type Pro, le bouton Gérer les doublons apparaît en bas de page depuis le menu Candidatures > Gérer candidatures. 

 

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La première étape à partir de la page Gérer les doublons est le bouton Analyser pour trouver les doublons. Bien que l'analyse soit assez rapide, l'analyse est un processus à forte intensité de calcul, elle n'est donc effectuée qu'à la demande.

Le processus d'analyse compare chaque candidature à toutes les autres candidatures créées avant puis affiche une liste de toutes les candidatures en double identifiées.

La candidature créée et envoyée en premier est traitée comme la candidature dîte "principale". Vous avez la possibilité de définir une autre candidature comme la candidature principale. La candidature principale est celle qui sera la base de l'evaluation. 

Grâce à cette fonctionnalité, le gestionnaire de programme pourra :

  • comparer les candidatures si nécessaire
  • définir une autre candidatiure comment étant la candidature principale (en cliquant sur le bouton radio à côté de la candidature concernée)
  • définir si une candidature ne doit pas être considérée comme un doublon
  • confirmer et archiver les doublons 

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A noter :

  • Seule une candidature au statut envoyé peut être définie comme candidature principale (car ce sera la candidature à évaluer, et seules les candidatures au statut envoyé peuvent être évaluées par les membres du jury)
  • De ce fait, un ensemble de candidatures identifiées comme des doublons - dont le statut est en cours -  ne pourra pas être confirmé comme doublons. 
  • Le processus de recherche traitera un maximum de 3 000 candidatures dans un lot. Une fois que vous cliquerez sur Comparer + archiver les doublons, vous pourrez réexécuter à nouveau la recherche pour les candidatures restantes. Les candidatures ayant déjà été scanéées ne seront pas scannées à nouveau. 
  • Si le nom ou la catégorie d'une candidature est modifié(e) après avoir comparé et archivé les doublons,  la candidature sera identifiée automatiquement pour une nouvelle analyse lors de la prochaine recherche des doublons. 

  • Vous constaterez à côté du bouton Analyser pour trouver les doublons, qu'une annotation indique quand la dernière recherche a été réalisée.

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Définition du seuil de similitude

Vous avez la possibilité de définir le seuil de similitude en allant sur le menu Paramètres > Général > Candidatures. Ce pourcentage de similitude peut être défini entre 50 et 100%. La valeur proposée par défaut est de 85% au sein d'Award Force. Le seuil le plus optimum semble se situer entre 80 et 85%. A savoir que si vous modifiez ce seuil après une recherche, vous devrez procéder à une nouvelle recherche. Dans ce cas, toutes les candidatures confirmées comme étant des doublons le resteront. 

 

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Résumé des doublons

Le gestionnaire peut accéder au résumé consécutif à la recherche des doublons à partir de la gestion de chaque candidature en allant sur le menu Candidatures > Gérer candidatures et en cliquant sur une candidature. Il peut ainsi :

  • avoir un aperçu des candidatures en doublon
  • consulter ou changer la candidature principale
  • voir les candidatures qui ont été confirmées comme doublons et archivées
  • comparer les candidatures en double
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Définition manuelle des doublons

Il se peut que le processus de numérisation automatique n'identifie pas un doublon (par exemple, parce que le surnom d'un candidat est utilisé, ce qui diffère considérablement dans l'orthographe de son nom utilisé dans d'autres candidatures), auquel cas un gestionnaire de programme peut définir manuellement les candidatures comme doublons via la vue Candidatures > Gérer candidatures. Il suffit de cliquer sur les trois points apparaissant à côté de la candidature et cliquer sur Définir comme doublon + archiver

 

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Le gestionnaire a également la possibilité de faire une sélection multiple de candidature en cochant la case apparaissant à côté des candidatures concernées puis en allant sur le menu Action comme indiqué ci-dessous : 

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Evaluer les doublons


La quantité de candidatures en double et le contenu des doublons peuvent avoir une incidence sur l'évaluation, il existe donc quelques options pour pouvoir afficher ces informations aux membres du jury. Cela peut être réglé sur chaque ensemble de notes, donc peut être traité différemment pour différentes étapes d'évaluation.

Vous pouvez définir diverses options en allant sur le menu :

  • Evaluation > Ensemble de notes
  • Cliquer sur l'ensemble de notes concerné
  • Cliquer sur l'onglet Affichage
  • Sous la section Afficher, vous pouvez définir ce qui est montré aux membres du jury (cf. ci-dessous). La première option correspond au nombre de candidatues en double. 

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Sur la base de ces paramètres, dès lors que le membre du jury cliquera sur la candidature à partir de sa vue générale, il accédera au contenu de la candidature mais également, en fin de page, à une section qui affichera le nom du candidat avec la possibilité d'accéder à un aperçu des candidatures en cliquant sur le lien comme indiqué ci-dessous par la flèche. L'aperçu s'ouvrira à partir d'un autre onglet depuis le navigateur internet.  Toutes les évaluations, notations et commentaires se font uniquement sur la candidature principale. 

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