Qui devrait utiliser cette fonctionnalité?
L’archivage des candidatures a été mis en place au sein d'Award Force afin de mieux gérer les programmes qui ne peuvent pas utiliser les saisons ou lorsque les saisons ne sont pas applicables à leur programme. Veuillez trouver, ci-dessous, quelques exemples:
- Sections dont les phases se chevauchent, ce qui fait que le programme est actif toute l’année et ne permet pas de commencer une nouvelle saison
- Candidature et évaluation ouvertes perpétuellement
- Les saisons ne sont pas un concept pertinent (par exemple pour les programmes de type subventions)
Toutefois, certains programmes peuvent utiliser l'archivage afin de "nettoyer" la vue depuis le menu Candidatures > Gérer candidatures ou pour empêcher les candidats de modifier leurs candidatures envoyées précédemment. Un autre exemple est celui où vous exécutez le même programme dans une région différente et n’êtes pas encore prêt à commencer une nouvelle saison.
Il faut différencier l'archivage des candidatures de la suppression des candidatures. Les candidatures archivées peuvent toujours être visualisées et éditées par les gestionnaire du programme. Elles peuvent également être intégrées à la phase d'évaluation, si nécessaire.
Comment archiver des candidatures ?
Afin d'archiver des candidatures, veuillez :
- Aller sur le menu Candidatures > Gérer candidatures
- Sélectionner une ou plusieurs candidatures en cochant la case à côté de chaque candidature
- Cliquer sur le bouton Action puis sur Archiver
Voir les candidatures archivées
A partir du menu Candidatures > Mes candidatures, vous pouvez afficher les candidatures archivées en sélectionnant Archivé dans le menu déroulant situé à droite du sélecteur de saison en haut de la page.
Si vous souhaitez désarchiver des candidatures, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs candidatures en cochant la case à côté de chaque candidature, puis cliquez sur le bouton Désarchiver en haut de la page.
Evaluer les candidatures archivées
Si vous souhaitez inclure des candidatures archivées à la phase d'évaluation, veuillez aller sur le menu Evaluation > Jurys, puis cliquez sur Nouveau jury ou modifiez un jury existant et cochez l’option Inclure les candidatures archivées :
Lors de la création d’attributions manuelles (afin d'assigner manuellement des candidatures à des membres du jury), les candidatures archivées sont exclues des résultats de la recherche. Vous devrez utiliser des jurys (Evaluation > Jurys) pour assigner des candidatures archivées aux membred du jury.
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