Archivage des candidatures

Qui devrait utiliser cette fonctionnalité?

L’archivage des candidatures a été mis en place au sein d'Award Force afin de mieux gérer les programmes qui ne peuvent pas utiliser les saisons ou lorsque les saisons ne sont pas applicables à leur programme. Veuillez trouver, ci-dessous, quelques exemples:

Sections dont les phases se chevauchent, ce qui fait que le programme est actif toute l’année et ne permet pas de commencer une nouvelle saison
Candidature et évaluation ouvertes perpétuellement
Les saisons ne sont pas un concept pertinent (par exemple pour les programmes de type subventions)

Toutefois, certains programmes peuvent utiliser l'archivage afin de "nettoyer" la vue depuis le menu Candidatures > Gérer candidatures ou pour empêcher les candidats de modifier leurs candidatures envoyées précédemment. Un autre exemple est celui où vous exécutez le même programme dans une région différente et n’êtes pas encore prêt à commencer une nouvelle saison.

Il faut différencier l'archivage des candidatures de la suppression des candidatures. Les candidatures archivées peuvent toujours être visualisées et éditées par les gestionnaire du programme. Elles peuvent également être intégrées à la phase d'évaluation, si nécessaire.

Conseil : A savoir que l'archivage des candidatures n'est pas obligatoire. Tout dépend, en fait, de votre besoin actuel. A noter que lorsque vous rendez active une nouvelle saison, la saison précédente ainsi que les candidatures sont archivées.

Comment archiver des candidatures ?

Veuillez aller sur le menu Candidatures > Gérer candidatures
Sélectionner une ou plusieurs candidatures en cochant la case à côté de chaque candidature
Cliquer sur le bouton Action puis sur Archiver

Remarque : A noter que les les candidatures archivées sont comprises dans le tableau de bord à partir de la section 'statut' (envoyé/en cours) car elles sont considérées comme "existantes" (par opposition à "supprimées").

Voir les candidatures archivées

A partir du menu Candidatures > Mes candidatures, vous pouvez afficher les candidatures archivées en sélectionnant Archivé dans le menu déroulant situé à droite du sélecteur de saison en haut de la page comme indiqué ci-dessous :

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Si vous souhaitez désarchiver des candidatures, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs candidatures en cochant la case à côté de chaque candidature, puis cliquez sur le bouton Désarchiver en haut de la page.

Evaluer les candidatures archivées

Si vous souhaitez inclure des candidatures archivées à la phase d'évaluation, veuillez aller sur le menu Evaluation > Jurys, puis cliquez sur Nouveau jury ou modifiez un jury existant et cochez l’option Inclure les candidatures archivées :

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Lors de la création d’attributions manuelles (afin d'assigner manuellement des candidatures à des membres du jury), les candidatures archivées sont exclues des résultats de la recherche. Vous devrez utiliser des jurys (Evaluation > Jurys) pour assigner des candidatures archivées aux membred du jury.

A noter : A partir du menu Evaluation > Classement des candidatures, vous pouvez changer de vue et sélectionner Actuel, Archivé ou Tous.

Important : Si vous modifiez des champs, des catégories, des sections ou des onglets, cela affectera les candidatures archivées. Pour cette raison, nous vous recommandons de ne pas supprimer de champs. Nous vous recommandons de supprimez plutôt l’accès en lecture pour les candidats.

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