Archivage des candidatures

DANS CET ARTICLE

 

Qui devrait utiliser cette fonctionnalité?

L’archivage des candidatures a été mis en place au sein d'Award Force afin de mieux gérer les programmes qui ne peuvent pas utiliser les saisons ou lorsque les saisons ne sont pas applicables à leur programme. Veuillez trouver, ci-dessous, quelques exemples:

  • Sections dont les phases se chevauchent, ce qui fait que le programme est actif toute l’année et ne permet pas de commencer une nouvelle saison
  • Candidature et évaluation ouvertes perpétuellement 
  • Les saisons ne sont pas un concept pertinent (par exemple pour les programmes de type subventions)

Toutefois, certains programmes peuvent utiliser l'archivage afin de "nettoyer" la vue depuis le menu Gérer candidatures ou pour empêcher les participants de modifier les candidatures soumises précédemment. Un autre exemple est celui où vous exécutez le même programme dans une région différente et n’êtes pas encore prêt à commencer une nouvelle saison.

Il faut différencier l'archivage des candidatures de la suppression des candidatures. Les candidatures archivées peuvent toujours être visualisées et éditées par les gestionnaire du programme. Elles peuvent également être intégrées à la phase d'évaluation, si nécessaire. 

Conseil : A savoir que l'archivage des candidatures n'est pas obligatoire. Tout dépend, en fait, de votre besoin actuel. A noter que lorsque vous rendez active une nouvelle saison, la saison précédente ainsi que les candidatures sont archivées. Nous vous recommandons de nous contacter par email afin de savoir si vous devez ou non archiver les candidatures : support@awardforce.com.

 

Comment archiver des candidatures ? 

Afin d'archiver des candidatures, veuillez : 

  • Aller sur le menu Candidatures > Gérer candidatures
  • Sélectionner une ou plusieurs candidatures en cochant les cases à côté de chaque candidature
  • Cliquer sur le bouton Action puis sur Archiver
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Remarque : A noter que les les candidatures archivées sont comprises dans le tableau de bord à partir de la section Statut (envoyé/en cours) car elles sont considérées comme "existantes" (par opposition à "supprimées").

Voir les candidatures archivées

La liste déroulante située en haut de Gérer les candidatures et Mes candidatures a changé de Tout sauf supprimé | Supprimé vers Actuel | Archivé | Supprimé Vous pouvez afficher les candidatures archivées en sélectionnant Archivé dans le menu déroulant situé à droite du sélecteur de saison en haut de la page.

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Si vous souhaitez désarchiver des candidatures, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs candidatures et cliquer sur le bouton Désarchiver en haut de la page.

Evaluer les candidatures archivées

Si vous souhaitez inclure des candidatures archivées à une phase d'évaluation, une option permet depuis le jury d'inclure des candidatures archivées.

Veuillez aller sur le menu Evaluation > Jurys, puis créez un Nouveau jury ou modifiez un jury existant et sélectionnez l’option Inclure les candidatures archivées

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Lors de la création d’attributions manuelles (afin d'assigner manuellement des candidatures à des membres du jury), les candidatures archivées sont exclues des résultats de la recherche. Vous devrez utiliser des jurys (Evaluation > Jurys) pour créer des tâches d’évaluation pour les candidatures archivées.

A noter : un nouveau filtre est prévu depuis la vue Classement des candidatures qui permet de  de basculer entre Actuel | Archivé | Tous
Important : Si vous modifiez des champs, des catégories, des sections ou des onglets, cela affectera les candidatures archivées. Pour cette raison, nous vous recommandons de ne pas supprimer les champs. Nous vous recommandons de supprimez plutôt l’accès en lecture pour les candidats