Guide pour la création d'une nouvelle saison et liste de contrôles à réaliser

DANS CET ARTICLE :

Quand il est temps de commencer une nouvelle saison pour votre programme, vous pouvez copier la configuration d’une saison existante ou créer une nouvelle saison, en partant de zéro.

Configuration de la saison de copie
Si votre nouvelle saison est prévue pour être en grande partie la même que votre dernière saison, copier la configuration de votre dernière saison vous fera gagner beaucoup de temps. Vous pouvez ensuite apporter des modifications à la nouvelle saison sans affecter vos archives.

Copier une saison existante :

  • Allez dans Paramètres> Saisons
  • Cliquez sur Créer une saison
  • Renseigner pour la nouvelle saisons un Nom de saison
  • Assurez-vous que l’option Copier une configuration de saison existante est sélectionnée
  • Choisissez la saison à copier
  • Choisissez le statut de la saison : Brouillon ou Active
  • Cliquez sur Sauvegarder 

A savoir qu'en copiant une saison existante, tous les onglets, champs, catégories, etc. seront copiés et vous pourrez effectuer des mises à jour si nécessaire.

Créer une nouvelle saison en partant de zéro

Vous pouvez créer une nouvelle saison en partant de zéro. Ainsi, toutes les sections telles que les onglets, les champs, les catégories seront vides. 

Afin de créer une nouvelle saison, veuillez :

  • Allez dans Paramètres> Saisons
  • Cliquez sur Créer une saison
  • Assurez-vous que l'option Commencer une nouvelle saison est sélectionnée.
  • Choissiez le statut de la saison : Brouillon ou Active
  • Cliquez sur Sauvegarder
Important : Il est important de savoir que les nouvelles saisons ne contiennent aucunes notifications de paramétrées par défaut. Vous devrez donc les ajouter manuellement avant l'ouverture des candidatures. Voir la configuration des notifications.

Créer une nouvelle saison en mode brouillon

Créer une nouvelle saison/ou Copier une saison en mode Brouillon vous permet de préparer la saison à venir sans que les utilisateurs la voient avant qu’elle ne soit prête. Une fois que la configuration de la nouvelle saison sera terminée, vous pourrez l’activer en sélectionnant la saison sous Paramètres> Saisons et en selectionnant comme statut de la saison Actif.

Il est important de souligner que certaines sections depuis Award Force ne sont pas saisonnières, ce qui signifie qu’elles ne sont pas spécifiques à une saison particulière et que les modifications apportées s’appliquent à toutes les saisons. Les sections suivantes sont concernées :

  • Paramètres généraux
  • Branding
  • Contenu (Blocs de contenu et Termes)

Si par exemple, un bloc de contenu contient des dates, si vous modifier les dates pour la nouvelle saison, les dates seront également modifiées sur la saison précédente. 

Liste des contrôles à réaliser pour une nouvelle saison

Paramètres>Phases

Assurez-vous d'une part que la phase de candidature est ouverte afin de pouvoir réaliser un test, et d'autre part que la date de fin des candidatures est paramétrée correctement.

Paramètres>Général

  • Vérifier que l'enregistrement est ouvert depuis la page d'accueil
  • Vérifiez le nom du programme en particulier l'année si une année est mentionnée
  • Pièces jointes: vérifiez les paramétres concernant le nombre et la taille des pièces jointes
  • Social: veuillez vérifier si l'image et le contenu du texte à partager sur les réseaux sociaux nécessitent des modifications

Paramètres>Sections

  • Ajouter / supprimer des section si nécessaire (si la limite a été atteinte, veuillez contacter support@awardforce.com)

Paramètres>Catégories

  • Ajouter / supprimer des catégories si nécessaire
  • Mettre à jour les descriptions de catégorie si nécessaire (accorder une attention particulière aux informations relatives à la période d’éligibilité)

Paramètres>Onglets

  • Ajouter / supprimer / réorganiser les onglets si nécessaire
  • Les onglets peuvent être spécifiques à une catégorie; assurez-vous de vérifier si elles ont été appliquées aux bonnes catégories

Paramètres> Champs

  • Ajouter / supprimer des champs si nécessaire
  • Les champs peuvent être spécifiques à une catégorie et / ou conditionnels aux valeurs d'autres champs; assurez-vous de vérifier qu’ils sont correctement configurés conformément aux exigences de la nouvelle saison
  • Les champs d'utilisateur peuvent persister d'une saison à l'autre ou être spécifiques à la saison active uniquement. Veuillez modifier les paramètres si nécessaire. En savoir plus sur les champs sd'utilisateur et les saisons

 

Paramètres> Notifications

Vous devez ajouter les déclencheurs suivants indiquées :

  • Utilisateur inscrit. Inclure {confirmation_url} dans la copie de l'e-mail et {confirmation_code} si vous utilisez l'enregistrement via mobile
  • Candidature envoyée
  • Ajouter Paiement en attente si vous utilisez la méthode de type Facture. Inclure {invoice_url} 
  • Ajouter Paiement réussi si vous utilisez la méthode de paiement de type carte de crédit et / ou PayPal. Inclure {invoice_url}

    Important : si vous n'ajoutez pas la notification d'utilisateur inscrit, vos candidats ne pourront pas terminer leur inscription ni commencer une candidature. 

Paramètres> Paiements

Assurez-vous que le Mode test est désactivé Si une nouvelle passerelle de paiement est utilisée, contactez support@awardforce.com afin que les tests appropriés puissent être effectués avant que les candidatures ne soient ouvertes. Examiner le(s) tarif(s) des candidatures et les règles de tarification éventuellement utilisées. Mettre à jour les codes de réduction, le cas échéant

Paramètres> Rôles

Vérifier si un nouveau rôle a été créé la saison dernière et défini par défaut (le rôle du candidat devrait être celui paramétré par défaut) 

Paramètres> Flux de relecture

Le flux de relecture  n'est pas copié lors de la copie d'une saison et doit être configuré à chaque saison. Voir la configuration du flux de relecture.

Contenu> Blocs de contenu

Mettez à jour les blocs de contenu avec des règles, des liens, des dates correctes et des informations de support (portez une attention particulière aux informations de support pour vous assurer qu'elles sont les plus récentes)

Conseil : Les utilisateurs existants n'auront pas besoin de s'inscrire à nouveau. Le bloc de contenu de la page de connexion peut donc être utilisé pour fournir ces informations.