Guide pour la création d'une nouvelle saison et liste de contrôles à réaliser

DANS CET ARTICLE :

Quand il est temps de commencer une nouvelle saison pour votre programme, vous pouvez copier la configuration d’une saison existante ou créer une nouvelle saison, en partant de zéro. 

Si votre nouvelle saison est similaire à la saison précédente, nous vous conseillons de réaliser une copie de la saison précédente afin de gagner du temps. Lors de la copie, les paramétrages concernant le formulaire de candidature sont recopiés (catégories, onglet, champs etc.) ainsi que la plupare des paramétrages concernant l'évaluation (exclusion faite des jurys qu'ils faudra recrées pour assigner des candidatures aux membres du jury). 

Copier une saison existante afin de gagner du temps

  • Allez dans Paramètres > Général > Saisons
  • Cliquez sur Créer une saison
  • Renseigner pour la nouvelle saisons un Nom de saison
  • Assurez-vous que l’option Copier une configuration de saison existante est sélectionnée
  • Choisissez la saison à copier
  • Choisissez le statut de la saison : Brouillon ou Active
  • Cliquez sur Sauvegarder 

A savoir qu'en copiant une saison existante, tous les onglets, champs, catégories, etc. seront copiés et vous pourrez effectuer des mises à jour si nécessaire.

Saviez-vous que vous pouvez apporter des modifications au formulaire de candidture directement depuis le formulaire lui-même ? Découvrez comment gagner du temps dans cet article d'aide : Mode configuration. 

Créer une nouvelle saison en partant de zéro

Vous pouvez créer une nouvelle saison en partant de zéro. Ainsi, toutes les sections telles que les onglets, les champs, les catégories seront vides. 

Afin de créer une nouvelle saison, veuillez :

  • Allez dans Paramètres > Général > Saisons
  • Cliquez sur Créer une saison
  • Assurez-vous que l'option Commencer une nouvelle saison est sélectionnée.
  • Choissiez le statut de la saison : Brouillon ou Active
  • Cliquez sur Sauvegarder
Important : Il est important de savoir que les nouvelles saisons ne contiennent aucunes notifications de paramétrées par défaut. Vous devrez donc les ajouter manuellement avant l'ouverture des candidatures. Voir la configuration des notifications.

Créer une nouvelle saison en mode brouillon

Créer une nouvelle saison/ou Copier une saison en mode Brouillon vous permet de préparer la saison à venir sans que les utilisateurs la voient avant qu’elle ne soit prête. Une fois que la configuration de la nouvelle saison sera terminée, vous pourrez l’activer en sélectionnant la saison sous Paramètres> Saisons et en selectionnant comme statut de la saison Actif.

Il est important de souligner que certaines sections depuis Award Force ne sont pas saisonnières, ce qui signifie qu’elles ne sont pas spécifiques à une saison particulière et que les modifications apportées s’appliquent à toutes les saisons. Les sections suivantes sont concernées :

  • Paramètres généraux
  • Branding
  • Contenu (Blocs de contenu et Termes)

Si par exemple, un bloc de contenu contient des dates, si vous modifier les dates pour la nouvelle saison, les dates seront également modifiées sur la saison précédente. 

Liste des contrôles à réaliser pour une nouvelle saison

  • Paramètres > Candidatures > Phases

    Assurez-vous d'une part que la phase de candidature est ouverte afin de pouvoir réaliser un test, et d'autre part que la date de fin des candidatures est paramétrée correctement.

  • Paramètres > Inscription > Inscription
    Vérifier que le formulaire d'inscription est activé depuis la page d'accueil

  • Paramètres > Général > Compte > Nom du compte
    Vérifiez le nom du programme ainsi que l'année si une année est mentionnée

  • Paramètres > Candidatures > Onglets > Pièces-jointes
    Vérifiez les paramétres en place concernant le nombre et la taille des pièces jointes
  • Paramètres > Communications > Social
    Vérifiez si l'image et le contenu du texte à partager sur les réseaux sociaux nécessitent des modifications

  • Paramètres > Candidatures > Sections (cette étape est optionnelle et concerne uniquement les programmes utilisant la fonctionnalité dénommée Section). 
    Ajouter / supprimer des section si nécessaire. Si la limite a été atteinte, veuillez nous contacter.

  • Paramètres > Candidatures > Catégories
    Ajoutez, supprimez voire modifiez des catégories. Veuillez mettre à jour les descriptions des catégories, si nécessaire.

  • Paramètres > Candidatires > Onglets
    Ajoutez, supprimez, réorganisez les onglets, si nécessaire. Les onglets peuvent être spécifiques à une catégorie; assurez-vous de vérifier si ils ont été appliqués aux bonnes catégories

  • Paramètres > Candidatures > Champs
    Ajoutez, supprimez voire modifier des champs, si nécessaire. Les champs peuvent être spécifiques à une catégorie et / ou conditionnels aux valeurs d'autres champs; assurez-vous de vérifier qu’ils sont correctement configurés conformément aux exigences de la nouvelle saison.
    Les champs d'utilisateur peuvent persister d'une saison à l'autre ou être spécifiques à la saison active uniquement. Veuillez modifier les paramètres, si nécessaire. En savoir plus sur les champs d'utilisateur et les saisons.

  • Paramètres >  Général > Notifications
    Vous devez ajouter les déclencheurs suivants indiquées :
  • Utilisateur inscrit. Inclure {confirmation_url} dans la copie de l'e-mail et {confirmation_code} si vous utilisez l'enregistrement via mobile
  • Candidature envoyée
  • Ajouter Paiement en attente si vous utilisez la méthode de type Facture. Inclure {invoice_url} 
  • Ajouter Paiement réussi si vous utilisez la méthode de paiement de type carte de crédit et / ou PayPal. Inclure {invoice_url}

    Important : si vous n'ajoutez pas la notification d'utilisateur inscrit, vos candidats ne pourront pas terminer leur inscription ni commencer une candidature.

  • Paramètres > Paiements
    Assurez-vous que le Mode test est désactivé.
    Si une nouvelle passerelle de paiement est utilisée, veuillez nous contacter afin que nous puissions réaliser un test de paiement avant le démarrage de votre phase de candidature. Examiner le(s) tarif(s) des candidatures et les règles de tarification éventuellement utilisées. Mettez à jour les codes de réduction, le cas échéant.

  • Paramètres > Utilisateurs > Rôles
    Assurez-vous que le rôle candidat est définit comme rôle par défaut sur la page d'accueil.

  • Paramètres > Général > Flux de relecture
    Cette fonctionnalité est uniquement disponible sur les plans de type pro. 
    Le flux de relecture  n'est pas copié lors de la copie d'une saison et doit être configuré à chaque saison. Voir la configuration du flux de relecture.

  • Paramètres > Contenu > Blocs de contenu
    Mettez à jour les blocs de contenu afin de partager avec vos utilisateurs des informations actualisées concernant par exemple les dates de démarage de la phase de candidatures, les règles pour candidater en ligne, les informations en cas de demande de support (email de contact, numéro de téléphone de contact, par exemple) etc.

    Astuce : les utilisateurs existants n'auront pas besoin de s'inscrire à nouveau. Le bloc de contenu de la page de connexion peut donc être utilisé pour fournir ces informations et leur indiquer de se connecter avec leur identifiants. S'ils ont omis leur mot de passe, ils pourront demander un lien de connexion en un seul clic. Nous vous recommandons de partager cet article d'aide avec eux. 

A noter : une seule saison peut-être active. Vous aurez toujours accés aux saisons précédentes qui seront archivées, juste en quelques clics : Accéder aux données des années précédentes. 

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