Ajouter des membres du jury

 

Vous avez à votre disposition trois modes pour ajouter des membres du jury :

  1. Ajouter des membres du jury individuellement, cette option est la plus simple si vous avez peu de membres du jury à ajouter
  2. Importer des membres du jury, cette option est la mieux adaptée si vous avez un grand nombre de membres du jury.
  3. Demander aux membres du jury de créer un compte, c'est option est adaptée si vous souhaitez que les membres du jury postulent pour ce rôle.

Veuillez noter que lors de l'ajout de membres du jury, ils ne reçoivent aucune notification par e-mail. Vous devrez les informer en envoyant un e-mail. Vous pouvez envoyer un e-mail en utilisant la fonction Emailing via Award Force. 

Ajouter les membres du jury individuellement 

  1. Allez sur le menu Utilisateurs
  2. Cliquez sur Nouvel utilisateur
  3. Ajoutez le prénom, nom, adresse e-mail du membre du jury
  4. Sous Rôles des comptes, sélectionnez Membre du jury
  5. Cliquez sur Sauvegarder

Une fois que vous avez ajouté le(s) membre(s) du jury, vous pouvez leur envoyer un courriel comprenant le mot de passe que vous avez choisi. Lorsqu’ils se connecteront à Award Force, ils pourront changer leur mot de passe en accédant à leur profil (en cliquant sur le logo apparaissant en haut à droite à côté de leur profil).

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Importer des membres du jury

  1. Allez sur le menu Utilisateurs
  2. Cliquez sur Importer utilisateurs
  3. Téléchargez le modèle d'import mentionné en cliquant sur le lien apparaissant en haut de la page comme indiqué ci-dessous :  

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  4. Entrez les données des membres du jury.  A noter que si vous souhaitez ajouter un numéro de téléphone, il est indispensable d'utiliser le format international, par exemple +33672564543 (Liste des indicatifs téléphoniques). 
  5. Téléchargez le fichier d'import en cliquant sur Sélectionner le fichier (le type de fichier doit être .xls ou .xlsx)
  6. Sélectionnez le Rôle à assigner aux utilisateurs importés, pour notre cas de figure Membre du jury
  7. Choisissez un mot de passe par défaut, ce mot de passe sera utilisé par tous les utilisateurs importés. Ils pourront le modifier lorsqu'ils se connecteront. Si vous entrez un mot de passe par défaut, le mot de passe ne sera pas appliqué à un identifiant déjà existant dans la base de données.
    Alternativement, vous pouvez laisser le champ mot de passe vide et lorsqu'ils se connecteront, ils pourront cliquer sur  Réinitialiser le mot de passe afin de recevoir un email avec un lien de réinitialisation du mot de passe
  8. Cliquez sur Poursuivre
  9. L'importation se passe en arrière-plan. Vous recevrez un e-mail lorsque le processus est terminé (généralement sous une minute ou deux), avec un lien confirmant que l'importation a réussi

    Sachez que lorsque vous importez des utilisateurs, l'adresse e-mail de l'utilisateur doit être unique. Si un utilisateur existe déjà dans le système, le processus d'importation ajoute simplement le rôle spécifié à l'utilisateur. Le nom, le mot de passe et les autres rôles de l'utilisateur ne seront pas modifiés.

Création d'un compte par le membre du jury

Ce processus est seulement suggéré si l'inscription du membre du jury est ouverte bien avant l'évaluation, et si vous voulez permettre aux juges de demander à devenir membre du jury. Si vous avez choisi et invité des membres du jury VIP, nous vous recommandons de créer des comptes au nom des membres du jury afin de minimiser leurs efforts et de s'assurer que tous les membres du jury invités existent dans le système avant de configurer les jurys, etc.

Pour configurer l'auto-enregistrement du membre du jury, suivez ce guide de configuration du formulaire d'inscription pour le rôle. Une fois que vous avez configuré un formulaire d'inscription pour le rôle, vous pouvez ensuite promouvoir l'URL du formulaire auprès des membres potentiels du jury.

 

 

 

 

 

 

 

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