Ajouter des membres du jury

 

Vous avez à votre disposition trois modes pour ajouter des membres du jury :

  1. Ajouter des membres du jury individuellement, cette option est la plus simple si vous avez peu de membres du jury à ajouter
  2. Importer des membres du jury, cette option est la mieux adaptée si vous avez un grand nombre de membres du jury.
  3. Demander aux membres du jury de créer un compte, c'est option est adaptée si vous souhaitez que les membres du jury postulent pour ce rôle.

Veuillez noter que lors de l'ajout de membres du jury, ils ne reçoivent aucune notification par e-mail. Vous devrez les informer en envoyant un e-mail. Vous pouvez envoyer un e-mail en utilisant la fonction emailing via Award Force. 

Ajouter les membres du jury individuellement 

  1. Veuillez aller sur le menu Utilisateurs
  2. Cliquez sur Nouvel utilisateur
  3. Ajoutez le prénom, nom, adresse e-mail du membre du jury
  4. Sous Rôles des comptes, sélectionnez Membre du jury
  5. Cliquez sur Sauvegarder

Une fois que vous avez ajouté les membres du jury, vous pouvez leur envoyer un e-mailing comprenant le mot de passe que vous avez choisi. Nous conseillons vivement de leur demander de modifier leur mot de passe dès lors qu'ils seront connectés en cliquant sur le logo apparaissant en haut à droite à côté de leur nom puis en cliquant sur Profil.

 

Importer des membres du jury

Si vous avez plusieurs membres du jury à ajouter et que vous disposez de leur prénom, nom et adresse email, nous vous conseillons de les importer directement sur votre plateforme en utilisant la fonctionnalité suivante : 

  1. Veuillez aller sur le menu Utilisateurs
  2. Cliquez sur Importer utilisateurs (le bouton apparaît en bas de la page)
  3. Téléchargez le modèle d'import en cliquant sur le lien apparaissant en haut de la page -  modèles d'import :  

    Capture_d_e_cran_2020-01-15_a__18.35.25.png
    Il s'agit d'un document Excel comprenant 4 colonnes: prénom, nom, email, numéro de téléphone (optionnel). Il est important de ne pas supprimer ou ajouter de colonnes à ce modèle. Si des ajouts ou suppression sont réalisés, l'import échouera. 

  4. Entrez les données des membres du jury.  A noter que si vous souhaitez ajouter un numéro de téléphone, il est indispensable d'utiliser le format international, par exemple +33672564543 
  5. Téléchargez le fichier d'import en cliquant sur Sélectionner le fichier (le type de fichier doit être .xls ou .xlsx)
  6. Sous Rôle à assigner aux utilisateurs importés, sélectionnez Membre du jury
  7. Cliquez sur Poursuivre
  8. L'importation se passe en arrière-plan. Vous recevrez un e-mail lorsque le processus est terminé , avec un lien confirmant que l'importation a réussi

    Sachez que lorsque vous importez des utilisateurs, l'adresse e-mail de l'utilisateur doit être unique. Si un utilisateur existe déjà dans le système, le processus d'importation ajoute simplement le rôle spécifié à l'utilisateur. Le nom, le mot de passe et les autres rôles de l'utilisateur ne seront pas modifiés.

    Il est important de souligner que lorsque vous cliquez sur Poursuivre, aucun email est envoyé aux membres du jury. Nous vous recommandons de leur envoyer un emailing, en parallèle. Afin qu'ils puissent définir leur mot de passe, veuillez insérer le champ de fusion suivant dans le corps de l'e-mailing :  {password_set_url}. Cela aura pour effet de rajouter un lien dans l'email sur lequel l'utilisateur devra cliquer pour définir son propre mot de passe. 

Création d'un compte par le membre du jury lui-même

Ce processus est seulement suggéré si l'inscription du membre du jury est ouverte bien avant l'évaluation, et si vous voulez permettre aux membres du jury de demander à devenir membre du jury.

Si vous avez choisi et invité des membres du jury VIP, nous vous recommandons de créer des comptes utilisateurs en choisissant une des méthodes mentionnées ci-dessus.

Pour configurer l'auto-enregistrement du membre du jury, suivez ce guide de configuration du formulaire d'inscription pour le rôle. Une fois que vous avez configuré un formulaire d'inscription pour le rôle, vous pouvez ensuite promouvoir l'URL du formulaire auprès des membres potentiels du jury.

Important :  pour se conformer aux lois locales, les notifications par SMS ne peuvent pas être envoyées aux résidents des Émirats arabes unis entre 21h00 et 7h00. 

Inviter des membres du jury

  1. Il est nécessaire, au préalable, de créer une notification
  2. Veuillez aller sur le menu  Paramètres > Général > Notifications  
  3. Cliquez sur  Nouvelle notification
  4. Sous  Déclencheurs , veuillez sélectionner Utilisateur invité
  5. Complétez l' objet,  le corps de l'email , le corps du SMS  (facultatif). Veuillez insérer dans le corps de l'email (et/ou du SMS) le champ de fusion {join_link} afin que l'utilisateur puisse cliquer sur le lien et compléter son nom, prénom et mot de passe.
  6. Veuillez aller sur le menu  Utilisateurs
  7. Cliquez sur  Inviter des utilisateurs
  8. Ajoutez les adresses e-mail associées aux personnes que vous souhaitez inviter, en les séparant par une virgule, ou un point-virgule, ou deux points ou en ajoutant un email par ligne
  9. Sélectionnez le(s) rôle(s) que vous souhaitez pour ces utilisateurs
  10. Composez un message facultatif à inclure dans la notification 
  11. Cliquez sur  Envoyer une invitation

Une fois qu'un utilisateur a été invité, l'utilisateur apparaîtra dans la vue Utilisateurs  avec le statut Invité sous la colonne Confirmation. Lorsque l'utilisateur accèdera au système pour la première fois, il lui sera demandé de fournir son prénom, son nom et un mot de passe en plus des champs utilisateur applicables(optionnel). 
Dès lors que l'utilisateur aura finalisé la création de son compte, le statut changera d' Invité à Confirmé à partir du menu Utilisateurs.  

Dans l'hypothèse où l'utilisateur n'aurait pas reçu la notification par email, vous avez la possibilité de la renvoyer à partir de la vue Utilisateurs en cliquant sur renvoyer l'invitation, comme indiqué ci-dessous :

Capture_d_e_cran_2021-09-07_a__13.51.22.png

Important : une notification avec comme déclencheur Utilisateur invité contenant le champ de fusion {join_link} est requise pour que les utilisateurs soient invités. Les utilisateurs devront cliquer sur un lien qui expirera après une seule utilisation. Veuillez découvrir comment créer cette notification en quelques étapes :  Configuration des notifications.  

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