Jury VIP - Configuration

 

Le mode d'évaluation permettant d'ajouter des notations/scores est dénommé 'Jury VIP' dans Award Force. Vous pouvez mettre en place plusieurs étapes d'évaluation si nécessaire. Pour chaque phase, phase, 4 éléments sont nécessaires :

  • Un ensemble de notes pour rassembler les notations/scores
  • Un ou des critères de notation
  • Une phase d'évaluation pour contrôler la période d'accès
  • Un ou plusieurs jurys pour assigner les candidatures aux membres du jury. 

Créer un ensemble de notes 

Toutes les étapes d'évaluation nécessitent un ensemble de notes. Les ensembles de notes vous permettent d'avoir plusieurs étapes distinctes d'évaluation, même en cours d'exécution en même temps. Par exemple, si vous avez deux phases d'évaluation, deux ensembles de notes seront nécessaires. Vous devrez ainsi créer un premier ensemble de notes pour la première phase d'évalution laquelle pourrait permettre, par exemple,  de définir une liste plus restreinte de candidatures pour chaque catégorie. Puis, vous devrez créer un deuxième ensemble de notes pour la deuxième phase d'évaluation qui permettra, par exemple, de définir les vainqueurs. 

  1. Veuillez aller sur le menu Evaluation > Ensemble de notes
  2. Cliquez sur Nouvel ensemble de notes
  3. Renseignez le Nom de l'ensemble de notes. A savoir que ce nom sera visible par les membres du jury. Veuillez le nommer de manière claire, par exemple 'Première phase d'évaluation'.
  4. Sélectionnez Jury VIP sous la section Mode d'évaluation

Les options suivantes sont accessibles à partir de l'onglet affichage :

  • Filtre rapide de catégorie : permet aux membres du jury de filtrer rapidement par catégorie.

  • Ordre des candidatures : permet de définir l'ordre dans lequel les candidatures s'afficheront sur la vue générale des membres du jury.

  • Longeur de la liste par défaut : permet de définir le nombre de candidatures que les membres du jury voient depuis la liste générale des candidatures qui leur sont assignées. Ce paramètre facilite la tâche des membres du jury qui ont beaucoup de candidatures à évalue. Les options incluent 10, 25, 50 et 100 candidatures par page.

  • Abstention ou conflit d'intérêt : permet aux membres du jury de s'abstenir d'évaluer une candidature ou de signaler un conflit d'intérêt. Dans ce dernier cas, le gestionnaire de programme peut choisir d'inclure ces résultats dans le résultat final.

  • Options pour Commenter : permet de définir si les membres du jury peuvent laisser un commentaire sur la candidature, de manière globale, ou sur des scores individuels et si les commentaires sont obligatoires. Vous pouvez également choisir si les membres du jury devraient pouvoir voir les commentaires de leurs confrères.

  • Options de pièces jointes : permet de définir si les pièces jointes doivent être affichées et / ou disponibles au téléchargement. Ce paramètre fait référence aux fichiers téléchargés via l'onglet 'pèces jointes'.

  • Images : ce paramètre se réfère uniquement aux images téléchargées via le champ de type 'téléchargement de fichier unique'. Si l'option Afficher la galerie d’images depuis les champs fichier est cochée, les images seront affichées sous forme de vignettes en haut de chaque candidature et les images incluses dans le corps de la candidature. 

    Important : les images de plus de 16300 pixels  ne peuvent pas être affichées sous forme de vignette.


  • Partager scores : permet d'afficher les scores d'un ou de plusieurs ensemble de notes. En savoir plus sur l'affichage, le partage des scores entre les membres du jury.

  • Diaporama : permet d'afficher les fichiers présents dans la candidature dans un diaporama.

  • Afficher : permet de définir si le nom de la candidature et/ou du candidat doit être masqué ou non. Vous avez également la possibilité d'ajouter des cases de notation dans le PDF d'évaluation disponible en téléchargement pour les membres du jury en cochant l'option Cases de notation sur le PDF d'évaluation.

  • Champs consultables : cochez les champs qui seront consultables par les membres du jury, à partir de leur vue générale en allant en recherche avancée. 

 

Configurer les critères de notation

Les critères de notation sont requis uniquement pour le mode Jury VIP. Un critère de notation est une question que vous posez aux membres du jury, par exemple, afin qu'ils puissent attribuer un score. Chaque critère de notation est directement lié à un ensemble de notes. Tous les critères de notation associés à un ensemble de notes donneront ensemble un score total.

Par exemple, le critère de notation A vaut 10 points et le critère de notation B vaut 30. Les deux critères sont associés à un ensemble de notes appelé par exemple 'Première phase d'évaluation', donc le score maximum possible pour cette phase d'évaluationn est de 40.

  1. Veuillez aller sur le menu Evaluation > Critères de notation
  2. Cliquez sur Nouveau critère
  3. Indiquez un Intitulé (32 caractères maximum). La saisie d'un intitulé est obligatoire. 
  4. Indiquez un Code court lequel est utilisé dans les tableaux récapitulatifs et les exports. 
  5. Le Conseil et l'Aide sont tous les deux facultatifs. 
  6. Si vous avez plusieurs Ensembles de notes, sélectionnez celui que vous venez de créer
  7. Donnez aux critères de notation une Note maximale, 10 par défaut est une bonne option et une Note minimale
  8. Le Coefficient ajuste le critère de notation au score total. Le coefficient par défaut de 1 n'apporte aucun ajustement au score. Les notes pondérées sont calculées ainsi : note x coefficient
  9. Si le critère de notation que vous créez doit être affiché à côté d'un champ de candidature spécifique, sélectionnez le champ concerné à partur du menu déroulant initulé Aligner cette note avec un champ (facultatif). A défaut, le critère de notation serait positionné à la fin de la candidature. 
  10. Indiquez un Ordre pour les critères de notation, cela contrôle simplement le placement des critères de notation sur l'écran pour le membre du jury, dans la matrice de scores et dans les exports. Il est facultatif mais nous conseillons de l'utiliser
  11. Sélectionnez un type de contrôleur :
    -Choisir score est l'option proposée par défaut et que nous recommandons. Grâce à cette option, les scores sont présentés dand un menu déroulant.
    -Curseur est un contrôleur qui permet de sélectionner un score en faisant glisser à l'horizontal un curseur. 
    -Saise clavier est un contrôleur permettant la saisie au clavier du score. 
  12. Choisissez  toutes les catégories ou certaines catégories catégories concernées par ce critère de notation. 

Créer une phase d'évaluation

  1. Veuillez aller sur le menu Paramètres > Evaluation > Phases
  2. Cliquez sur Ajouter une phase
  3. Ajoutez un Nom
  4. Sous Type de phase, cochez l'option  Phase d'évaluation
  5. Définir les dates de début et de fin pour la période de qualification. Veuillez bien penser à sélectionner le fuseau horaire correspondant à votre programme.

    A lire également : Configuration de la phase d'évaluation. 

Créer le jury d'évaluation

Afin d'attribuer les candidatures aux membres du jury, vous devez créer un jury. Grâce au jury, vous pourrez déterminer quelles candidatures seront évalueée, par qui et quand. 

Vous pouvez configurer autant de jury que nécessaire pour un ensemble de notes donné - vous pouvez généralement avoir un jury par catégorie. NB: Il est fortement recommandé d'ajouter votre utilisateur aux jurys que vous allez créer afin de pouvoir vérifier la progression de votre configuration.

  1. Veuillez aller sur le menu Evaluation> Jurys
  2. Cliquez sur Nouveau jury
  3. Choisissez Jury VIP comme Mode d'évaluation
  4. Sélectionnez l'Ensemble de notes créé précédemment
  5. Sous la section Candidatures, cochez les catégories concernées.
    Si vous utilisez la fonctionnalité dénommée 'section', veuillez cocher les sections concernées.
    Si vous avez utilisez la fonctionnalité dénommée 'étiquette', veuillez cocher les étiquettes concernée. 
  6. Sous la section Qui, sélectionnez à qui attribuer les candidatures. 
    Vous avez la possibilité de sélectionner les utilisateurs en fonction d'un rôle. Ainsi, si vous cochez, par exemple, Membre du jury, tous les utilisateurs ayant ce rôle pourront évaluer les candidatures. Pour ce faire, veuillez cocher l'option Tous les utilisateurs ayant un rôle.

    Vous avez également la possibilité de sélectionner des membres du jury spécifiques en cochant l'option Membre du jury invités. 
  7. Sous la section Quand, sélectionnez la phase configurée plus tôt. Il est important de cocher la phase, à défaut, les membres du jury ne pourront pas évaluer les candidatures. 

 

Comment s'assurer que la configuration mise en place répond à votre besoin ? 

Il est nécessaire, au préalable, que vous ajoutiez votre utilisateur au jury créé précédemment.

Dès lors que les étapes mentionnées ci-dessus ont été réalisées, veuillez actualiser votre navigateur internet puis veuillez aller sur le menu Candidatures > Evaluer candidatures. 

Vous aurez, ainsi, accès à la vue telle que la verrait les membres du jury et à l'ensemble des candidatures qui vous ont été attribuées.

Nous vous recommandons de ne pas faire de tests sur des candidatures réelles. Pour ce faire, veuillez créer quelques candidatures tests. Il sera nécessaire de cliquer sur Envoyer candidature car seules les candidatures au statut 'envoyé' peuvent être évaluées. Les candidatures au statut 'en cours' ne pourront pas être évaluées. Vous aurez la possibilité de les supprimer après vos tests. 

 

 

 

 

 

 

 

 

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