Configuration du flux de relecture

Avant de démarrer la configuration, veuillez découvrir un aperçu de la fonctionnalité nommée 'Flux de relecture'.

Pour chaque phase de relecture, vous allez déterminer différents éléments :

  • Qui examine la candidature
  • Le contenu de la notification envoyée par mail pour la demande de relecture de la candidature
  • Quels champs de candidature sont affichés et quels champs sont modifiables
  • Le contenu des informations concernant la relecture
  • Ce qu'il se passe lorsque l'examinateur clique sur les boutons Continuer ou Arrêter (ce bouton est optionnel) depuis la page de relecture.

Comment configurer le flux de relecture? 

  1. Veuillez aller sur le menu Paramètres > Général > Flux de relecture.
  2. Cliquez sur Nouvelle phase de relecture
  3. Renseignez un nom pour la Phase de relecture afin de faciliter votre suivi notamment si plusieurs flux de relecture sont créés. 
  4. Sous la section Commencer la phase, veuillez définir comment la phase de relecture débutera. Nous proposons trois options : 

      • Débuter la phase de relecture quand la candidature est envoyée par le candidat : 
        Veuillez cocher l'option La phase commence avec la soumission d'une candidature. Vous pouvez définir également si la phase s'applique à toutes ou certaines catégories.

      • Débuter la phase de relecture après une autre phase :
        Veuillez cocher l'option Commencée par une autre phase.

      • Déclencher manuellement la phase de relecture :  
        Les deux options mentionnées ci-dessus ne doivent pas être cochées
        Le gestionnaire du programme pourra déclencher la phase de relecture manuellement en suivant les étapes suivantes : 
          1. Veuillez aller sur le menu Candidatures > Gérer candidatures
          2. Cochez la case à côté de la candidature concernée (vous pouvez faire une multi-sélection en cochant plusieurs cases)
          3. Allez sur le menu Action
          4. Cliquez sur Commencer la phase de relecture
          5. Sélectionnez la phase de relecture concernée
          6. Cliquez sur le bouton Commencer la phase de relecture. 

  5. Déterminez si la relecture de la candidature doit être effectuée par le gestionnaire du programme, par la personne nominée dans la candidature ou par le candidat lui-même :

    1. Relecture par un gestionnaire du programme.
      Veuillez sélectionner le/ou les gestionnaires du programme concerné(s).
      A noter que si plusieurs gestionnaires du programme sont sélectionnés, dès lors qu'un gestionnaire du programme aura examiner la candidature, l'examen par un autre gestionnaire du programme sera impossible. 

    2. Relecture par une personne nominée dans la candidature.
      Important : il est indispensable, au préalable, d'avoir prévu dans le formulaire de candidature, deux champs de candidature : nom et email (concernant l'email, veuillez bien sélectionner comme type email). Ces deux champs sont nécessaires afin d'envoyer une notification par email au nominé afin qu'il puisse relire la candidature
      Il est donc nécessaire, au préalable, de créer une notification. 

    3. Relecture par le candidat
      Veuillez simplement cocher l'option. 

  6. Si vous avez déjà mis en place une notification pour cette phase de relecture, sélectionnez-la à partir du menu déroulant Envoyer notification de début de phase.  A défaut, veuillez laisser ce champ vide afin d'ajouter la notification ultérieurement.
    A noter, si les relectures sont réalisées par un gestionnaire de programme, vous pouvez décider de ne pas envoyer de notification.

  7. Veuillez aller sur l'onglet Page de relecture :
    1. Sous la section Bloc de contenu, sélectionnez le bloc de contenu que vous souhaitez afficher sur la page de relecture afin d'aiguiller, par exemple, la personne destinataire de ce flux de relecture
    2. Sous la section Accès aux champs, veuillez déterminer quels champs de candidature seront visibles et définir les droits d'accès :
      1. Afin de rendre un champ visible, veuillez cocher la case sous la colonne Lire
      2. Afin de rendre un champ modifiable, veuillez cocher la case sous la colonne Ecrire
      3. Afin de rendre la saisie d'un champ obligatoire, veuillez cocher la case sous la colonne Requis.
        A noter : lors de la mise en place du flux de relecture, des champs doivent être créés afin de collecter des informations. Vous souhaiteriez peut-être rendre ces champs visibles uniquement par les personnes destinataires du flux de relecture. Pour ce faire, lors de la création du champ veuillez définir les droits d'accès sur ce champ en décochant les trois options suivantes. Ainsi, les champs n'apparaîtront pas dans le formulaire de candidature.

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      4. Veuillez aller sur l'onglet Continuer / Arrêter :
        Lorsque l'utilisateur accédera à la page de relecture, il devra, après avoir examiné le contenu et ou compléter les champs, décider s'il souhaite continuer ou arrêter. De ce fait, deux boutons seront proposés. A noter que le bouton 'arrêter est optionnel' et peut être masqué (confère le points 6 ci-dessous).  

        1. Vous devez déterminer, dans un premier temps, le nom qui apparaîtra sur chaque bouton pour la personne destinataire du flux de relecture : 

          1. Sous la section Continuer l'action, veuillez indiquer le nom qui apparaîtra sur le bouton par exemple, 'Validation de la nomination'.
          2. Sous la section Arrêter l'action, veuillez indiquer le nom qui apparaîtra sur le bouton par exemple 'Refus de la nomination'. Si vous souhaitez que le bouton d'arrêt soit masqué, veuillez cocher l'option Masquer l'action arrêt. Ainsi l'utilisateur sera obligé de continuer.

        2. Vous devez déterminer, dans un second temps, le nom qui apparaîtra pour le gestionnaire du programme quand l'utilisateur aura cliqué sur un des boutons mentionnés ci-dessus :
          1. Sous la section Statut continuer, veuillez renseigner le nom qui apparaîtra lorsque l'utilisateur accepte
          2. Sous la section Statut arrêter, veuillez renseigner le nom qui apparaîtra lorsque l'utilisateur refuse. 

        3. Si vous souhaitez utiliser la fonctionnalité 'modération' pour la phase d'évaluation, veuillez cocher une des cases  suivantes :
          1. Afin que la candidature soit évaluée : Appliquer statut approuvé par la modération (continuer vers l'évaluation)
          2. Afin que la candidature ne soit pas évaluée : Appliquer statut de rejet par la modération (empêcher l'évaluation)

        4. Vous avez la possibilité commencer une autre phase après cette phase de relecture, pour ce faire cocher l'option Commencer une autre phase et sélectionnez la phase concernée.

        5. L'option Valider les champs permet de s'assurer que l'utilisateur a correctement rempli les informations même s'il clique sur le bouton pour arrêter. 
        6. Comme précisé plus haut, le bouton pour refuser une phase de relecture peut-être masqué en cochant la case Masquer l'action arrêt.

Créer des notifications pour la relecture

  1. Veuillez aller sur le menu Paramètres > Général > Notifications
  2. Cliquez sur Nouvelle notification
  3. Choisissez le déclencheur Phase de relecture commencée pour les notifications qui peuvent être envoyées lorsqu'une étape de relecture commence
  4. Important - Dans le corps de l'email, veuillez ajouter le champ de fusion {review_url} pour inclure un lien directement vers la page de relecture. L'utilisateur devra cliquer sur ce lien pour accéder à la page de relecture. 
  5. Veuillez bien penser à sélectionner cette notification lors de la création de la phase de lecture.
    A lire également : Configuration des notifications.

Ajouter un bloc de contenu sur la page de relecture afin d'aiguiller l'utilisateur

  1. Veuillez aller sur le menu Paramètres > Contenu > Blocs de contenu
  2. Cliquez sur Nouveau bloc de contenu
  3. Sous Emplacement du contenu, sélectionnez Page de flux de relecture
  4. Après avoir créé et enregistré votre contenu, revenez à la configuration de la phase de relecture pour choisir le bloc de contenu à afficher sur la page de relecture.
  5. Vous pouvez également suivre les étapes précédentes afin de créer un bloc de contenu pour la phase de relecture terminée en sélectionnant Phase de relecture terminée sous Emplacement du contenu .

Vous pouvez également consulter les instructions générales pour la configuration et gestion du contenu.

 

 

 

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